بهدف حفظ أوراق العمل بصورة منتظمة تضمن سهولة الرجوع إلي
الأولويات ، ولتدقيق التقارير الداخلية والخارجية ، والحسابات الختامية ، يتم فتح
الملفات المبينة أدناه :-
أولاً - الملف الدائم :
1 - الملف الدائم في مقر العميل :
يجب أن يحتوي الملف الدائم على كافة القوانين والأنظمة والتعليمات
والعقود وخلاصات الوثائق والمستندات المتعلقة بالمنشأة بصفتها , وذلك لسهولة
الرجوع إلى تلك الوثائق عند الحاجة اليها .
يتم تقسيم الملف إلى الأقسام المبينة أدناه باستعمال صفحة فهرست
لكل قسم يبين محتويات القسم .
أ_ القوانين والنظم الأساسية وتعديلاتها وتشمل: -
_ عقد أو قانون التأسيس.
_ تعديلات القانون.
_ النظام الأساسي للمنشأة.
_ القوانين والأنظمة الأخرى المتعلقة بأهداف وإدارة المنشأة.
_ ملخص بالنقاط المهمة مستقاة من عقد التأسيس والنظام الأساسي.
ب_ قرارات مجلس الإدارة أو مقتطفات منها والتي لها تأثير طويل
الأمد على فعاليات ونشاطات المنشأة.
ج_ العقود والاتفاقيات المهمة ومن ضمنها بوالص التأمين .
_ عقود الخدمات وغيرها .
_ عقود الإيجار الطويلة الأمد .
د_ المطلوبات أو الديون أو القـروض التي لها صفة مستمرة أو طويلة
الأجل بالنسبة إلى المنشأة.
هـ_ بيانات تاريخية عن الأمور المحاسبية .
_ حركة الاحتياطيات .
_ نسبة الأرباح السنوية .
_ مقارنة النسب الحسابية المهمة لعدة سنوات .
_ نسبة التسليفات إلى الودائع .
_ نسبة رصيد المدينون إلى المبيعات الآجلة .
_ نسبة رصيد الدائنون إلى المشتريات الآجلة .
_ نسبة رصيد البضاعة إلى كلفة المبيعات .
_ أسس ونسب احتساب تخصيص الاندثارات .
_ أسس ونسب احتساب تخصيص الديون المشكوك فيها .
_ ملخص بالأسس المحاسبية الأخرى المتبعة كتقييم بضاعة أخر
المدة واحتساب تخصيص الديون المشكوك في تحصيلها .
_ الميزانية التقديرية الطويلة الأجل إن وجدت .
و_ نسخ من المراسلات بين المكتب والمنشأة من جهة ، والتي لها
علاقة بتنظيم أعمال العميل وتحديد أجور التدقيق أن وجدت .
ز_ نسخ من الحسابات الختامية الموقعة للسنوات الماضية
.
ح_ أمور أخرى وتشمل : التعاميم لبعض القوانين والأنظمة والتعليمات
على أن ترقم ويحتفظ بفهرست في بداية القسم .
2 - الملف الدائم في مقر المكتب :
كذلك يتم حفظ ملف دائم في مقر المكتب يحتوي على المعلومات المذكورة
في الفقرات أ ـ وـ زـ ح من أعلاه.
ثانياً : ملف السيطرة على إجراءات التدقيق :
1 – أن ملف السيطرة على إجراءات التدقيق يجب أن يحتوي على ما يلي :
-
أ_ وصف لطبيعة عمل المنشأة وكيفية تنفيذه وذلك بصورة
موجزة .
ب_ أحدث نسخة من استقصاءات الرقابة الداخلية ( ملخص نظام الضبط
الداخلي الساري المفعول ) .
ج_ الأنظمة الرئيسية السارية المفعول بحيث تشمل المحاسبة
الإدارية ، المحاسبة المالية ، السيطرة المخزنية ، محاسبة التكاليف ، أنواع
المكائن الحسابية المستعملة وخصائصها وجميع الأمور الأخرى التي لها علاقة بنظام
الضبط الداخلي والتي لم تتناولها استقصاءات الرقابة الداخلية .
د_ قائمة بأسماء الموظفين المسؤولين ونماذج تواقيعهم .
هـ برنامج التدقيق المكتوب .
2 – الملاحظات :
أ _ يجب مراجعة المعلومات المبينة في الفقرات أعلاه وإعادة النظر
بها بين فترة وأخرى بحيث يتم ذلك على الأقل عند البدء بتدقيق حسابات سنة جديدة في
المنشأة.
ب_ عندما يتم إعادة النظر بأي من المستندات والوثائق المشار إليها
أعلاه يجب مراعاة عدم إتلافها وحفظها في الملف الجاري الخاص بالسنة التي تعود
إليها مع تاريخ إيقاف العمل بها.
ثالثاً : ملف التدقيق الجاري :
1 - ينبغي تقسيم الملف الجاري وفقاً لتسلسل فقرات الحسابات
الختامية تسهيلاً لمهمة الرجوع إليها على أن يبدأ كل قسم بصفحة تعتبر فهرست لما
يحتويه، وندرج أدناه نموذج التقسيم المطلوب الذي يمكن الاسترشاد به.
أ-التقرير والحسابات الختامية وخلاصات إنجاز اعمل.
ب-احتياطات ورأس المال .
ج-القروض.
د- الضرائب.
ه- المطلوبات الأخرى.
و-الموجودات الثابتة.
ز-الموجود المخزني والبضاعة تحت الصنع .
ح-المدينون.
ط-النقود والبنك.
ي-الموجودات الأخرى والسحب على المكشوف والأرصدة الدائنة التي تخص
حسابات البنك إن وجدت.
ك- قائمة الدخل او حساب الأرباح والخسائر.
2 - ولإيضاح الفقرات ندرج أدناه الملاحظات التالية :-
أ- يقصد بخلاصات إنجاز العمل الاستمارة التي تبين وتلخص الوضع
النهائي لنتائج التدقيق والمعوقات.
ب- يشمل القسم الخاص بالتقرير والحسابات الختامية على مسودة الحسابات
الختامية وميزان المراجعة والجداول التحليلية الملحقة والأوليات التي تتعلق
بالتقرير ورد المنشأة على هذه التقارير ( وفي بعض المنشآت الكبيرة قد يصبح من
الضروري وضع هذا القسم في صورة منفصلة ) .
ج- تشمل المطلوبات الأخرى كافة المطلوبات التي ليس لها قسم خاص بها.
د- تشمل الموجودات الأخرى كافة الموجودات التي ليس لها قسم خاص
بها.
3 - بهدف الربط بين فقرات الحسابات الختامية ومحتويات الملف الجاري
يجب مراعاة مايلي :-
أ- تؤشر كل فقرة من فقرات الحسابات الختامية بنفس
تسلسل القسم ذي العلاقة .
ب- تعزيز فقرات الحسابات الختامية بجداول رئيسية تبين كيفية التوصل
إلى مبلغ كل فقرة.
ج - تعزيز الجداول الرئيسية المشار إليها في بجداول فرعية .
د - تثبيت أرقام المقارنة بالنسبة للجداول الرئيسية وحسب مقتضيات
الحال بالنسبة للجداول الفرعية .
هـ-يعطي رقم متسلسل للجداول الرئيسية وأخرى للفرعية ضمن القسم
الواحد .
رابعاً : المراسلات بين المكتب والمنشأة :
تعطي الكتب والمذكرات الصادرة عن المكتب أرقام متسلسلة وتوزع النسخ
كالآتي :-
أ - نسخة المنشأة .
ب-نسخة ملف المراسلات ويجب أن يحتوي على جميع المراسلات بصورة
متسلسلة وتؤشر برقم وتاريخ كتاب المنشأة عند الإجابة .
ج- نسخة الملف الدوار والذي يجب أن تحفظ به المراسلات بصورة
متسلسلة ويرسل إلى مقر المكتب / رئيس الدائرة للاطلاع عليه بصورة دورية ثم يعاد
إلى المكتب للحفظ في الملف الجاري حسب القسم المختص .
خامساً : إرشادات عامة :
1 – عند استعمال ورقة الاستفسارات تراعى النقاط التالية :-
1-1 تدون كافة الملاحظات والمخالفات حال اكتشافها .
1-2 تذكر جميع المعلومات المتعلقة بالملاحظات كرقم صفحة السجل، رقم
المستند، المبلغ، طبيعة الملاحظة والمخالفة.
1-3 عدم تضمين ملاحظات أكثر من موضوع واحد للورقة .
1-4 يمنع استعمال الورقة كمسودة ، كما ينبغي مراعاة الدقة والعناية
التامتين عند استعمالها .
1-5 ترقم أوراق الاستفسارات للموضوع الواحد وتحفظ في الملف الجاري
.
1-6 تصفى النقاط المثبتة في حقل الاستفسار بعد الانتهاء من تدقيق
الموضوع أو عندما يكون الوقت مناسب ، لذلك كما يجب تثبيت توقيع كل من المدقق
والموظف الذي يجيب على الاستفسار مؤشراً ازاء ذلك تاريخ التثبيت .
1-7 على رئيس فريق التدقيق ملاحظة إجراءات التصفية ومتابعة
الملاحظات التي لم يتمكن المدقق من تصفيتها بهدف عرضها على رئيس المكتب .
1-8 تؤشر الملاحظة المنتهية بالإشارة (
) وباللون الأحمر وتدون كلمة التقرير ازاء
الملاحظات التي سيتم تضمينها للتقرير .
1-9 لضيق حقل الجواب يمكن إهمال الخط الفاصل لحقل التاريخ والتوقيع
من الجهة اليسرى من الورقة إذا تطلب الأمر ذلك .
1-10في حالة نفاذ أوراق الاستفسارات لدى المكتب يرجى تخطيط أوراق
من قبل المكتب على نفس النمط لحين استلام نسخ إضافية من مقر المكتب ( يعمل
بالنموذج المرفق ضمن النماذج ) .
2 - الأعمال الإضافية
2-1 يتولى كل موظف مراعاة التعليمات المتعلقة بالأعمال الإضافية .
2-2 يراقب ويؤيد رئيس فريق التدقيق صحة المعلومات المثبتة في
استمارات العمل الإضافي .
2-3 تسلم استمارات العمل الإضافي إلى رئيس المدققين في المكتب .
3- التقارير الشهرية
3-1تعد التقارير الشهرية وفق التعليمات وتذكر كافة الملاحظات التي
تم اكتشافها .
3-2 تعتبر التقارير الشهرية الأداة لتقييم نشاط المكتب .
3-3 تعد التقارير الشهرية للمنشأة التي يتم العمل فيها خلال الشهر
فعلاً .
4-4 تعد التقارير الشهرية بنسختين أحدهما تحفظ في المكتب والأخرى
تسلم للادارة المختصة .
4 - الدوام
4-1 اعتماد استمارة ضبط الدوام وفق النموذج ، ويتولى رئيس المكتب
ورئيس المدققين مهمة مراقبة تنفيذ ذلك .
4-2 لا يجوز ترك المكتب أو مقر العمل حتى لأغراض مراجعة المكتب إلا
بأذن من رئيس المكتب أو رئيس الادارة المختصة وفي الحدود الدنيا المحددة ، وما زاد
عن ذلك يطلب منح إجازات اعتيادية وتستحصل الموافقات قبل ترك العمل .
4-3 تتولى الشئون الادارية متابعة مغادرة والتحاق الموظفين للتمتع
بالإجازات المرضية والاعتيادية وإشعار المكتب في حالة عدم الالتحاق في التاريخ
المحدد أو التغيب بدون عذر .
إشارات الرقابـة والفحـص
ـ ملاحظات بشأن استعمالات الإشارات المبينة أعلاه
التسلسل
1.لتدقيق الترحيلات من سجلات اليومية والسجلات الفرعية إلى سجلات
الأستاذ وفي حالة تكرار عملية الترحيل لرقم 1 تقطع الإشارة بخط مائل ( / ) .
2.لتدقيق قيود المبالغ المسجلة في سجلات اليومية والسجلات الفرعية
وسجلات الأستاذ العام استناداً إلى المستندات والقوائم المعززة لهذه القيود.
3.لتدقيق عملية نقل أو تدوير المبالغ والأرصدة من صفحة إلى أخرى أو
تدوير الأرصدة الافتتاحية.
4. لمطابقة حسابات المصارف مع الكشوفات الواردة من المصارف وأية
مطابقات أخرى مع الحسابات الجارية . ( مثلاً مطابقة حساب الفرع مع المركز ) .
5.لتدقيق عكس القيود الحسابية ويجب التحقق من أسباب العكس أن لم
تكن واضحة.
6. عند ملاحظة شطب مبالغ أو قيود بصورة نهائية وبعد التأكد من سبب
شطبها.
7. لتدقيق المجاميع العمودية .
8. لتدقيق المجاميع الأفقية .
9. لمراجعة العمليات الحسابية كعمليات الضرب والقسمة .
10.لتدقيق الأرقام المسجلة في السجلات أو الموازنات مع كتب التأييد
الواردة وطلبات التأييد للتأكد من آن الرقم المثبت في طلب التأييد مطابق للسجل .
11.تستعمل هذه الإشارة لتبيان المبالغ أو الشيكات الموقوفة عند
إجراء مطابقة كشف البنك .
12.تضاف إلى أية من الإشارات أعلاه عندما يكون الرقم الذي يجري
تدقيقه يحتوي على شطب أو حك أو يستدل أن المبالغ قد تم تغيره .
منقول
