مدونة العطاء المحاسبي

دراسة نظم المعلومات المحاسبية

---

دراسة نظم المعلومات المحاسبية ومكونات دراسة نظم المعلومات المحاسبية وكذلك دراسة المبادى والمفاهيم التى تساعد الدارس على فهم المكونات الاساسية لمطلح نظم المعلومات من حيث التعريف ومفهوم النظام وخصائصة والفرق بين مفهوم البيانات والمعلومات وكذلك التطبيقات العملية لهذة النظم .

• لذلك توجد عدة مبررات لدراسة نظم المعلومات المحاسبية والتى تتمثل فيما يلى .

- يتعامل المحاسب بحكم وظيفتة مع نظم المعلومات المحاسبية باعتبارة احد مكونات النظام المحاسبى سواء كان محاسبا من داخل النظام او مستخدما لة عندما يحصل على المعلومات من النظام من اجل اعداد التقارير المالية او مقوما لنظم المعلومات المحاسبية عند عملة مراجعا داخليا بالمنشاة التى يعمل فيها او مصمما لنظم المعلومات المحاسبية او منفذا لها عند اشتراكة فى مرحلة او اكثر من مراحل دورة حياة تطوير نظم المعلومات .وبصفتك دارس للمحاسبة اليوم ومحاسب الغد فان الامر يقتضى ضرورة ان تكون مدركا لطبيعة العلاقة بين وظيفتك كمحاسب وبين نظم المعلومات المحاسبية .
- تتسم نظم المعلومات فى الاونة الاخيرة بدرجة عالية من التعقيد مما يصعب التعامل معها بسهولة لذلك يجب على كافة المهتمين بنظم المعلومات المحاسبية من مللين ومصمييين ومنفذين ومستخدمين ومراجعين الالمام الكافى باحدث التطورات فى المجالات المرتبطة بالحاسبات وتكنولوجيا المعلومات واذا لم يتحقق ذلك فمن المحتمل الا تسطيع استخدام معلوماتك ومهارتك المحاسبية بكفاءة .
- تتسم نظم المعلومات فى الاونة الاخيرة بدرجة عالية من السرعة والتغيير والتحسن المستمر والمتتابع لذلك لابد للمحاسب ان يقوم بمتابعة التطوارات والمستجدات التى قد تحدث فى جمال نظم المعلومات المحاسبية وذلك حتى يتسنى للمحاسب الاستفادة من الفرص التى قد تتاح لة وتساعد على تحسين نظم المعلومات المحاسبية مما يودى الى رفع كفاءة المحاسب داخل التنظيم

هو النظام الفرعى داخل المنشاة الذى يتضمن مجموعة من الموارد المادية والبشرية التى تتفاعل اطار معين وتكون مهمتة تجميع وتشغيل ورقابة البيانات طبقا لقواعد واجرات محددة بهدف انتاج وتوصيل معلومات تفيد الادارة وفئات اخرى فى اتخاذ قرارات التخطيط والرقابة.

ويتضح من التعريف السابق لنظام المعلومات المحاسبى انة يتوافر مجموعة من الخصائص اللازمة لاى نظام وذلك كما يلى :

1- يعتمد نظام المعلومات المحاسبى على مجموعة من الموارد المادية والبشرية التى تتفاعل مع بعضها البعض بغرض تحقيق الهدف الاساسى لنظام المعلومات المحاسبى وهو انتاج وتوصيل المعلومات لمستخدمى النظام
2- تمثل البيانات التى يتم الحصول عليها من بيئة نظام المعلومات المحاسبى اهم المدخلات الرئسية وتتمثل بيئية نظام المعلومات المحاسبى فى المنشاة التى يعمل فيها النظام كما يمكن ان تمتد البيئية الى خارج المنشاة لتشمل الجهات الخارجية المتعاملة مع المنشاة من عملاء وموردين ومستثمرين ودائنين وجهات حكومية

3- تنقسم انشطة نظام المعلومات المحاسبى الى ثلاث مراحل رئيسية هى:
مرحلة المدخلات ومرحلة التشغيل ومرحلة المخرجات وتتضمن كل مرحلة من هذة المراحل مجموعة من الانشطة التى تتضافر مع بعضها لتحقيق الهدف العام من كل مرحلة
4-يتكون نظام المعلومات المحاسبى من مجموعة من النظم الفرعية مثل نظام حسابات الدائنين والمدينين ونظام الاستاذ العام والتقارير المالية

اولا: جمع البيانات :
وهى مجموعة من الاجراءات والخطوات تبدا بتحديد ماهى البيانات التى ستعتبر المدخلات الاساسية للنظام ثم تجميع هذة البيانات من مصادرها المختلفة وادخالها للنظام واعدادها للتشغيل من خلال مجموعة محدودة من الانشطة التنفيذية لوظيفة جمع البيانات تتمثل فيما يلى.
ا- جمع وتسجيل البيانات : يتمثل هذا النشاط فى جذب البيانات المتعلقة بالاحداث والعمليات الاقتصادية الى النظام ثم تسجيلها حتى يمكن ان تستخدم فى عملية التشغيل وتتوقف الوسيلة المستخدمة فى تسجيل البيانات على طبيعة نظام المعلومات المحاسبى اى ما اذا كان يدويا او معتمدا على استخدام الحاسب الالكترونى .ففى حالة ما اذا كان النظام يدويا فانة يتم تسجيل البيانات فى فى شكل مادى ملموس عن طريق كتابة ما يسمى بمستندات المصدر مثل فواتير البيع اما اذا كان نظام المعلومات الكترونيا فانة يتم تسجيل البيانات على شرائط ممغنطة .
ب- ترميز البيانات : وتعنى اعداد البيانات فى شكل اكثر ملائمة لاغراض التشغيل حيث يتم استخدام نظام ترميز معين يمكن بواسطتة التعرف على هذة البيانات مثل الحروف او الترميز
ج-التصنيف : ويعنى وضع البيانات فى مجموعات وفقالخصائص مشتركة بين بيانات كل مجموعة مثل تصنيف بيانات المبيعات بحسب العملاء او المناتطق البيعية او المنتجات
د-المصادقة او التدقيق : وتتضمن عملية فحص البيانات بهدف التاكد من دقتها واكتمالها ومن ثم التاكد من ان عملية جمع وتسجيل البيانات قد تمت بطريقة صحيحة

ل- تحويل البيانات : وتعنى تحويل البيانات من وسيلة تخزين الى وسيلة اخرى مثل تحويل بيانات فواتير المبيعات وفواتير المشتريات المكتوبة على مستندات ورقية الى شرائط ممغنطة تمهيدا لادخالها الى وحدة التشغيل المركزية بالحاسب اذا كان نظام المعلومات معتمدا على استخدام الحاسب الالكترونى .

ثانيا-تشغيل البيانات :
وتعنى تنفيذ مجموعة من الاجراءات الاساسية على مدخلات نظام المعلومات المحاسبى والمتمثلة فى البيانات الخام لتحويلها الى منتج نهائى للنظام وهو المعلومات .وتتمثل الاجراءات الاساسية لتشغيل البيانات فيما يلى .
1-فرز البيانات
2-اجراء العمليات الحسابية والمنطقية
3-تلخيص البيانات

ثالثا :ادارة البيانات :
نظرا لانة لا يتم تشغيل البيانات فور تجميعها بل يتم تخزينها وتحديثها وصيانتها حتى تكون متاحة وقت الحاجة اليها لاغراض التشغيل لذا فان وظيفة ادارة البيانات تتضمن الانشطة الخاصة بالتخزين وتحديث وصيانة واسترجاع البيانات كالاتى

§ تخزين البيانات : يهتم نشاط التخزين بحفظ البيانات المتعلقة بالاحداث الاقتصادية التى وقعت بالمنشاة ومن ثم فان البيانات المخزونة تمثل تاريخ للاحداث وتعكس حالة المنشاة لذا يقضى الامر تخزين البيانات بطريقة منظمة يحيث يسهل استرجعها ويتم تخزين البيانات بصورة اما موقتة مثل عمليات تخزين قبل وثناء عمليات التشغيل او قد تكون عملية التخزين لفترة طويلة نسبيا بغرض المساعدة فى عملية تخطيط فى المستقبل . وتختلف وسائل التخزين تبعا لاختلاف طبيعة نظام المعلومات المحاسبى .بمعنى اذا كان يدويا او باستخدام الحاسب ففى حالة اليدوى يتم تخزين البينات على مستندات ورقية ودفاتر اما فى نظام المعلومات المعتمد على الحاسب فتتم عملية التخزين البيانات على وسائل يستطيع الحاسب التعامل معها مثل الاشرطة الممغنطة

§ تحديث وصيانة البيانات : وتعنى تعديل البيانات المخزونة اول باول بما يقع من احداث وعمليات وقرارات داخل المنشاة خلال الفترة الجارية مثل تحديث ارصدة حسايات العملاء بعد كل عملية بيع اجل وبذلك تعكس الارصدة المخزونة فى ملف حسابات العملاء الارصدة الجارية لحسابات العملاء
اما صيانة البيانات فتعنى عمليات الاضافة او الحذف او التغيير التى تحدث على الملفات التى تحتوى على البيانات المخزونة

 استرجاع البيانات :§ ويقصد بها استدعاء البيانات المخزونة من على وسائل التخزين المختلفة لاغراض التشغيل وانتاج المعلومات وتكمن اهمية النشاط لاسترجاع المعلومات فى انة من الصعوبة بمكان امكانية تشغيل كل البيانات المجمعة فور الحصول عليها فى ان واحد لذا يقتضى الامر ضرورة وجود امكانية لحفظ وتخزين هذة البيانات بعد تجميعها ثم امكانية لاسترجاع هذة البيانات وقت الحاجة اليها لاغراض التشغيل وانتاج المعلومات .

رابعا : رقابة وحماية البيانات : تتضمن وظيفة ورقابة وحماية البيانات اجراءين اساسين :
الاول :فى حراسة البيانات وحمايتها واعتبارها احد اصول المنشاة
الثانى:التاكد من ان البيانات التى يتم الاحتفاظ هى بيانات صحيحة وكاملة ويتم تشغيلها بطريقة صحيحة لانة من المحتمل حدوث اخطاء فى البيانات التى تدخل للتشغيل وقد تفقد هذة البيانات او قد يتلاعب فى سجلات البيانات اثناء عملية التشغيل
وهناك اساليب واجراءات امن ورقابة متعددة لحماية البيانات واكتشاف اى فقد او تغيير للبيانات اثناء عملية التشغيل ويجب ان تمتد هذة الاجراءات لتشمل كاقة الوظائف الاساسية لنظام المعلومات المحاسبى بداية بجمع البيانات وانتهاء بانتاج وتوصيل المعلومات لمستخدمين النهائيين للنظام

خامسا: انتاج المعلومات :
تتمثل الوظيفة النهائية من وظائف المعلومات المحاسبى فى انتاج المعلومات وتهدف هذة الوظيفة الى توصيل المعلومات الى الاشخاص المصرح لهم بالحصول على هذة المعلومات وتتضمن وظيفة انتاج المعلومات ثلاث انشطة رئيسية هى :التجميع والاسترجاع .النقل التقرير



اوضحنا فيما سبق ان نظام المعلومات المحاسبى يهدف الى توفير معلومات مالية تتسم بالملائمة والموضوعية للمستخدمين الداخليين والخارجين ولكى يتحقق هذا الهدف لابد من ثلاث عناصر رئيسية هى
1- الموارد البشرية المتخصصة :
وتعنى ضرورة توافر الكفاءات المحاسبية والمهنية القادرة على فهم واستيعاب طبيعة العمليات المالية التى تحدث بالمنشاة ويكون لدجيهم القدرة على التعامل معها بشكل علمى ومهنى سليم وكلما كانت الكفاءات المحاسبية المتوفرة لدى المنشاة على درجة عالية من الكفاءة والمهارة كلما ساعد ذلك على تحقيق الاستفادة القصوى من نظام المعلومات المحاسبى وساعد ايضا على فهم طبيعة احتياجات المستويات الادارية من المعلومات المحاسبية والعمل على توفيرها فى الوقت المناسب

2-الموارد المادية للنظام :
وتعنى اجهزة المدخلات واجهزة المخرجات ووحدة التشغيل المركزية ووسائل حفظ وتشغيل البيانات والبرامج وقاعدة البيانات واجراءات التشغيل بالنسبة لنظام المعلومات المحاسبى القائم على استخدام الحاسبات الالكترونية .ونظرا للتطوارات السرريعة فى هذة الاجهزة وما يرتبط بها من برامج فان التوصل الى نظام معلومات محاسبى كفء لا يتوقف فقط على كفاءة الافراد القائمين بالعمل المحاسبى بل ايضا على كفاءة الاجهزة والبرامج المستخدة فى التشغيل من حيث سرعة التشغيل وطاقة التخزين والتطوير الجيد لبرامج النظم وبرامج التطبيقات ومدى امكانية تطويع هذة الموارد والاستفادة القصوى منها لخدمة الاهداف .


3-البيانات المالية :
تمثل البيانات المالية مدخلات نظام المعلومات المحاسبى وتستند هذة البيانات الى دورة مستندية محكمة لحصرها وتسجيلها واجراءات ضبط ورقابة للتحقق من مدى صحتها قبل ادخالها فى نظام المعلومات المحاسبى ومن ثم فان اى اهمال فى حصر وتسجيل بعض البيانات او تسجيلها بشكل خاطئى سوف يترتب علية حدوث اخطاء فى مضمون المعلومات التى ينتجها نظام المعلومات المحاسبى ومن ثم يفشل النظام فى تحقيق اهدافة .

تبدا عملية تحليل نظم المعلومات عندما يتبين ان هناك مشاكل فى اوجة قصور تواجة تشغيل النظم القائمة مما يدعوا الى ضرورة تطوير تلك النظم لمواجهة تلك المشاكل او التغلب على اوجة القصور ويتم انجاز ذلك النشاط على عدة مراحل متتالية كل مرحلة يتم فيها القيام بمجموعة
من الخطوات لانجازها وهذة المراحل هى :
• تحديد اهداف نظم المعلومات المحاسبية القائمة :
من اهم العوامل التى تودى الى ضرورة تطوير نظم المعلومات القائمة هو عدم نجاح تلك النظم فى تحقيق الاهداف المرسومة لها عند تصميمها ، ولما كانت تلك الاهداف تتاثر بطبيعة اهداف المنشاة فانة من الضرورى ان تاخذ فى الحسبان عند تحليل النظم للتعرف على طبيعة اهداف المنشاة لقياس مدى نجاح نظم المعلومات القائمة فى تحقيق تلك الاهداف بما يتلائم مع طبيعة المنشات .
بناء على ذلك يتم انجاز تلك المرحلة من خلال القيام بالخطوات التالية :

1- التعرف على طبيعة المنشاة :
ان طبيعة المنشاة توثر على الاهداف التى تسعى المنشاة لتحقيقها ونظرا لاختلاف طبيعة كل منشاة عن الاخرى فان الاهداف ايضا تكون مختلفة وبالتالى تختنلف نظم المعلومات من منشاة لاخرى لذا يجب على محلل النظم انا يقوم بمعرفة طبيعة المنشاة التى يقوم بدراستها حتى يستطيع معرفة مدى انعكاس طبيعة المنشاة على اهداف نظام المعلومات من خلال معرفة


a. نوع النشاط . سواءتجارية او ادارية او حكومية
b. حجم النشاط . منشاة ذات معاملات كبيرة او قليلة
c. درجة النمو . اى مدى السرعة المتوقعة فى نمو الانشطة التى تزاولها المنشاة
d. التكنولوجيا المتاحة . اى مدى كفاءة استخدام التكنولوجيا المتقدمة والغير متقدمة

2- تحديد اهداف الادارة العليا :
الادارة العليا مسئولة عن تحقيق الوظائف المتعلقة بالتخطيط طويل الاجل وبالتالى نجد ان اهدافها غالبا ما تكون اهداف عامة وشاملة ولا تهتم بالنواحى التفصلية والتنفذية فمثلا نجد انا اهداف الادارة العليا تحقيق صافى ربح بمعدل مناسب وتصنيع منتجات باعلى جودة ممكنة ويلاحظ ان اهداف الادارة العليا هى التى يتم بناء عليها تنفيذ العمليات التى تتم داخل المنشاة كما انها مسئولة عن القيام بوظيفة الرقابة للتحقق من انجاز الخطط المرسومة
ويتضح مما سبق ان الادارة العليا تقوم بوظائف التخطيط والرقابة على المنشاة ككل
لذلك هناك صعوبة فى تحديد انواع المعلومات التى يحتاجها العاملون بمستوى الادارة العليا وخاصة المعلومات التعلقة بالاسواق على المدى الطويل وهى المعلومات الخارجية التى لا تستطيع المنشاة التحكم فيها لذلك نجد ان المعلومات التى يحتاجها مستوى الادارة العليا تتميز بالتنوع الكبير سواء من داخل او خارج المنشاة لذلك لابد من تحديد اهداف الادارة العليا من مداها بهذة المعلومات وتحديد اهدافها

3- تحديد اهداف الادارة التنفذية او ادارة العمليات :
يتميز نطاق اتخاذ القرارت فى مستوى نطاق ادارة العمليات بانة اكثر سهولة فى التحديد نظرا لضيق نطاق الاشراف التنظيمى كما ان غالبية قرارات ادارة العمليات ترتبط بفترة زمنية قصيرة الاجل كما ان معظم المعلومات التى تحتاج اليها معلومات داخلية يتم الحصول عليها من النظم الفرعية من داخل المنشاة لذلك مهمة محلل النظم فى التعرف على احتياجات ادارة العمليات من المعلومات ومدى تلبية تلك الاحتياجات اسهل وابسط من تلك المتعلقة بالادارة العليا .

4- تحديد الاهداف العامة لنظم المعلومات :
بعد ان يتعرف محلل النظم على طبيعة واهداف المنشاة بصفة عامة علية ان يحدد واضح اهداف نظام المعلومات القائم وذلك حتى يستطيع التعرف على المشاكل التى تواجهها تلك النظم حيث يمكن ان يكون احد اهم اسباب تلك المشاكل هى عدم ملائمة اهداف النظم لطبيعية واهداف المنشاة او عدم قدرة نظم المعلومات القائم على تحقيق الاهداف الموضوعة لها من ناحية اخرى .
لذلك يجب على محلل النظم تحديد الاهداف العامة لنظم المعلومات وما هى الاهداف التى يجب اضفتها لزيادة فعالية تلك النظم .
وتتمثل اهم الاهداف العامة لنظم المعلومات فيما يلى .
أ‌- توفير مخرجات ملائمة : تعنى الملائمة توفير معلومات يتوافر فيها مجموعة من الصفات كالاتى
- معلومات ذات درجة عالية من الدقة
- معلومات تصل الى الجهات المستخدمة فى الوقت المناسب
- معلومات تساعد متخذى القرار على اتخاذ قرار فى الوظائف التى يمارسونها


ب‌- مقابلة العائد بالتكلفة : يجب ان تكون تكاليف النظم ممثلة فى :
-تكاليف انظمة الرقابة الداخلية
-تكاليف نظام التقارير
-تكاليف استخدام الاساليب اليدوية او الالية فى التشغيل
وغيرها من التكاليف تتساوى كحد ادنى مع العائد من المخرجات لتلك النظم والتى تتمثل فى المعلومات الناتجة من النظم
ج- البساطة فى التصميم : للحصول على اقصى حجم ممكن من المنافع الناتجة عن نظم المعلومات يجب ان يراعى فى تصميم هيكل النظم البساطة سواء من حيث تصميم نظم تشغيل البيانات او نظم التقارير وذلك حتى تكون هناك قدرة للعاملين بالمنشاة على فهم تلك النظم ويمكنهم التعامل معها والعمل على فهمها .
د- مرونة النظم : يجب الاتكون النظم جامدة ولا تقبل التغيير حيث ان البيئية المحيطة بتلك النظم فى حالىة تغيير مستمر وبالتالى يجب ان تكون تلك النظم قادرة على مواجهة التغيير فى المعلومات التى تحتاجها الادارة ويجب ان تكون قادرة على ضمان تدفق واستمرار االمعلومات


 لتحميل كتاب دراسة نظم المعلومات المحاسبية اضغط هنا