التقارير المحاسبية ودورها في المراقبة وتقييم الأداء
التقارير
المحاسبية
ودورها
في المراقبة وتقييم الأداء
تمهيد :
تعتبر التقارير من أهم وظائف المحاسب بصفة عامة، فبعد أن يقوم بعملية
التسجيل والتبويب والتلخيص
والتحليل
يقوم بإعداد التقارير المختلفة التي تقدم إلي المسئولين على إدارة المشروعات
وغيرهم، وتتضمن بيانات عن أوجه نشاط المشروع المختلفة وذلك لتحقيق مآرب مختلفة، ولاسيما في مجال الرقابة إذ تساهم تلك
التقارير بدورها في إعداد المعايير وتقييم الأداء والتقصي عن أسباب الانحرافات،
كما تساهم في التغلب على أسباب الانحرافات وذلك عن طريق إبراز نقط الضعف وأسبابها،
وترشد عن الطرق السليمة لمعالجتها .
وهناك
أنواع مختلفة من التقارير تختلف باختلاف المستويات الإدارية والأغراض المرجى تحقيقها،
ونوع البيانات التي تتضمنها، ومهما تنوعت فإنها تتفق في الأسس العامة، ومن ناحية
أخرى يجب أن يراعى في إعداد التقارير خصائص معينة، كما يجب أن يتوافر في من يعدّها تأهيل علمي وعملي حتى
تُحقق ما تصبو إليه من أغراض .
ولقد
ظهرت في الآونة الأخيرة وخصوصاً بعد تطبيق المنهج العلمي في مجال المحاسبة ضرورة
تطور أساليب إعداد التقارير حتى تتمشى مع مواصفات ومؤهلات مستخدميها، وفي هذا
الخصوص تمكن المحاسب الإداري من استخدام بعض الأساليب الإحصائية وأساليب وتحليل
النظم الإلكترونية .
وتختص
هذه الدراسة بإلقاء نبذة سريعة عن مفهوم وأغراض وأنواع التقارير بصفة عامة ودور
التقارير المحاسبية في مجال الرقابة وتقييم الأداء، بعد ذلك نتعرض لأهم أساليب
إعداد التقارير مع التركيز على الأساليب الحديثة مثل أساليب العرض البياني (الرسوم
والخرائط البيانية) وأساليب تحليل النظم (خرائط تدفق البيانات ودوائر التغذية
المرتدة) مع إعطاء بعض الأمثلة العملية .
المبحث
الأول
مفهوم
وأغراض وأنواع التقارير
( 1-1 ) – مفهوم التقارير
التقارير
عبارة عن عرض نزيه ومنسق ودقيق وموثق للبيانات المختلفة عن أنشطة المشروع خلال
فترة معينة، يقدم للإدارة العليا أو من يهمهم الأمر لتحقيق أهداف مختلفة من أهمها
المتابعة والمراقبة وتقييم الأداء واتخاذ القرارات اللازمة لتطوير وتحسين الأداء
إلي الأفضل والأحسن .
( 1-2 ) – أغراض التقارير
المحاسبية .
لا
تعتبر التقارير غاية في حد ذاتها بل أنها وسيلة لتحقيق أغراضا معينة من أهمها ما
يلي :
1 ـ تساعد
التقارير في اتخاذ ( صنع ) القرارات الإدارية :
تواجه
إدارة المشروع عند اتخاذ القرارات الإدارية مشكلة المفاضلة والموازنة بين عدة
بدائل لاتخاذ قرار لاختيار أفضلها، وهذا من أصعب المشاكل، حيث أن اتخاذ القرار لا
يجب أن يؤخذ إعتباطا بل يجب أن يكون مبنيا على أساس سليم بعد الدراسة والموازنة
بين المزايا والعيوب المتوقعة لكل بديل ثم اختيار أفضلها في ظل الظروف السائدة،
ومن هنا يلزم للإدارة بعض البيانات والمعومات المختلفة والتى ترفع إليها في
صورة تقارير والتى
تساعدها في اختيار أفضل البدائل ويتوقف سلامة القرار
على سلامة ودقة المعلومات الواردة بالتقارير .
2ـ تساعد
التقارير في وضع الخطط ورسم السياسات الاستراتيجية للمشروعات المختلفة:
تهتم
إدارة المشروعات بالتقارير الواردة لها لتساعد في وضع الخطط وتقييمها وتحليل
السياسات الموضوعة داخل المشروع والمتعلقة بالموارد وكيفية استخدامها وتهتم تقارير
التخطيط عموما بحجم الإنتاج والطاقات القصوى والمستغلة والمتاحة والتكاليف
والربحية ولاسيما عند إعداد الموازنات التخطيطية، وأنه من الأهمية أن ندرك
التقارير وطرق
إعدادها ليست في حد ذاتها وقائية أو هي سياسات بل أنها تهدف إلي إمداد الإداريين
بأسس سليمة عن الحقائق وعن كيفية التنفيذ ولذلك يجب أن نلاحظ أن التقارير لا تخطط
بل تساعد على التخطيط كما أن
مقدمها لا ينشئ السياسة بل أنه ينشئ ويفسر الحقائق التي على أساسها توضع السياسات
بواسطة المديرين وغيرهم .
3 ـ تساعد
التقارير في مجال المتابعة والرقابة وتقييم الأداء :
لا
شك أن التقارير هي العمود الفقري للمتابعة والرقابة لأنها تساعد في وضع المعايير
الرقابية، وتقييم الأداء، ومعرفة أسباب الانحرافات ومعالجتها وذلك عن طريق
البيانات التي ترد من المستويات الدنيا متضمنة التنفيذ الفعلي مقارناً بالمخطط
مقدماُ والانحرافات وأسبابها، ولا يمكن للإدارة أن تباشر وظيفة الرقابة
بدون التقارير حيث أنها تفصح لها إلى أى مدى أن العمل تم وفقاً لما هو مخطط وسوف نناقش هذه النقطة بشئ
من التفصيل فيما بعد في المبحث الثالث من هذه الدراسة .
4 ـ تعتبر
التقارير أداة توصيل جيدة بين المستويات الإدارية :
يتكون
المشروع
حسب الهيكل التنظيمي من عدة مستويات إدارية تنظم أفقياً ورأسياً على أسس معينة،
وتعتبر التقارير الرقابية أداة اتصال بين هذه المستويات سواء على المستوى الأفقي
بين مختلف الوظائف ذات المستوى الإداري الواحد، أو على المستوى الرأسي بين وظائف
ذات المستويات الإدارية المتدرجة، وكلما كبر حجم المشروع كلما كبر وأصبح في حاجة
إلي أداة اتصال حتى يمكن كل مستوى أو شخص مسئول من رؤية أعمال الآخرين والتأكد من
أن الأعمال تتم وفقاً للتخطيط، ومن هنا ظهرت أهمية التقارير كأداة تربط المستويات
الإدارية بعضها البعض .
5 ـ تعتبر
التقارير أداة لعرض نتائج الأعمال خلال فترة معينة :
تعتبر
تقارير المنتج النهائي لأي نظام محاسبي حيث تمثل عرض البيانات المالية المستمدة من
السجلات خلال فترة معينة وتحمل هذه التقارير أنواعاً مختلفة من البيانات حسب
احتياجات مستخدميها، وتقدم هذه البيانات إلي جهات مختلفة خارج المشروع وداخله والتى
يعتمدون عليها جميعاً
في تحقيق أهدافهم، ومن أهم التقارير التي تفصح نتائج الأعمال ( التشغيل – المتاجرة
– الأرباح والخسائر ) وتعد هذه القوائم في معظم الأحيان في نهاية كل فترة مالية
بينما تلجأ بعض المشروعات بإعدادها على فترات متقاربة يومياً – أسبوعياً – شهرياُ –
ربع سنوية – سنوية، حسب الأحوال .
( 1-3 ) – أنواع التقارير :
تختلف
التقارير باختلاف تصميمها وأنواع البيانات والمعلومات التي تشتمل عليها وباختلاف
الأغراض التي تعد من أجلها، وهناك عوامل رئيسية هامة يرجع إليها عند تصنيف
التقارير، من أهمها ما يلي :
1- أغراض التقارير : تساعد في مجال التخطيط / في
مجال الرقابة / في مجالات خاصة
2- أشكال التقارير : مكتوبة / شفهية / مرئية .
3- نوع بيانات التقارير : إنتاجية / تسويقية /
مالية / إدارية .
4- فترة التقارير : يومية / أسبوعية / شهرية /
ربع سنوية / نصف سنوية / سنوية / غير موقوتة .
وفيما يلي
نبذة مختصرة من طبيعة كل نوع من أنواع التقارير السابقة .
أولاً : تقسيم
من حيث الأغراض
يمكن
تقسيم التقارير من حيث أغراضها إلي ثلاثة أنواع رئيسية وهي :
أ-
تقارير
تساعد في عملية التخطيط : وهدفها عرض المعلومات ونتائج الدراسات التي تجري لمقارنة
الإيرادات والتكاليف المتوقعة لعدد من الخطط المبدئية أو البرامج التي ترمي إلي
تحقيق الأهداف المختلفة للمشروع .
ب-
تقارير
تساعد في عملية الرقابة : وهدفها عرض البيانات الفعلية والمخططة معاً وبيان
الانحرافات ومن المسئول عنها وأهم المقترحات لمعالجتها وتقدم إلي المستويات
الإدارية أما يومياً أو شهرياً أو ربع سنوية أو سنوية حسب الأحوال .
التقارير الخاصة : التي تقدم إلي الإدارة
لتساعدها في اتخاذ القرارات المختلفة ويدخل في ذلك رسم السياسات ووضع البرامج وتصميم النظم
ووضع اللوائح وما في حكم ذلك .ثانياً : تقسيم
التقارير من حيث شكلها ويمكن تقسيم التقرير من حيث شكلها إلي :
أ- تقارير مكتوبة : وهي الغالبية والمفضلة وقد
تتخذ شكل جداول ورقية مزيلة بالملاحظات والإيضاحات، أو تأخذ شكل رسومات بيانية أو
خرائط، وقد تكون في شكل استمارات متفق عليها من قبل مستخدميها والجهة الصادرة منها .
ب- تقارير شفهية : وهي نادرة وغالبا ما تكون ذات
صفة مستعجلة وأجل قصير وهي غير مفضلة لأنها في معظم الأحيان تكون غير دقيقة .
ج- تقارير مرئية : وقد ظهرت بعد استخدام
الحاسبات الآلية والإلكترونية في مجال الإدارة والمحاسبة .
ثالثاً : تقسيم
التقارير من حيث أنشطة المشروع إلي :
أ- تقارير عن نشاط الإنتاج .
ب- تقارير عن نشاط المشتريات .
ج-
تقارير
عن نشاط المخازن .
د-
تقارير
عن نشاط التسويق والمبيعات .
هـ - تقارير مالية .
و- تقارير إدارية .
وهكذا
ولنا عودة لمناقشتها تفصيلا
رابعاً : تقسيم التقارير من ناحية مستخدميها :
يمكن تقسيم التقارير من ناحية الأطراف الموجهة إليهم إلى
نوعين رئيسين هما :
أ ـ تقارير خارجية :
وهى التقارير الموجهة إلى أشخاص خارج المشروع مثل المصالح الحكومية ، أجهزة الرقابة
الخارجية ، الدائنين ، البنوك ، المساهمين ، وهذه التقارير تلقى أضواء عامة عن
المشروع ونشاطه وسياسته وقد تكون فى شكل معين ثابت مثل استمارات المتابعة أو
استمارات إعداد الخطة أو أى شكل آخر وقد تطلب فى فترات دورية معينة أو حسب
الاحتياج .
ب ـ تقارير داخلية :
وهذه التقارير توجه إلى أشخاص داخل المشروع وهم المستويات الإدارية وغالباً تحمل
هذه التقارير أنواعاً مختلفة من البيانات وتتخذ أشكال مختلفة ، ومن أهم هذه
التقارير :
1 ـ تقارير تظهر
نتائج العمليات والتشغيل .
ب ـ تقارير تبرز الجوانب التجارية والمالية والإدارية
.
جـ ـ تقارير تظهر
نتائج تطبيق النظم واللوائح والإجراءات .
خامساً : تقسيم التقارير من حيث الفترة التى تتطلبها .
تقسم التقارير على أساس الفترة التى تغطيها إلى تقارير
يومية أو أسبوعية وشهرية وسنوية أو غير موقوتة ، وكلما زادت درجة الرقابة المرغوبة
كلما قصرت الفترة الزمنية التى يغطيها التقرير ، ويعتمد على التقارير القصيرة فى
إعداد التقارير الطويلة عن طريق التخليص .
(1/4) ـ محتويات التقارير .
مهما تعددت أنواع التقارير فهناك الكثير من العناصر التى
يجب توافرها فى كل تقرير من أهمها :
أ ـ توضح السبب الذى من أجله يقدم التقرير .
ب ـ توضح النتائج
التى توصل إليها واضع التقارير فى وضوح تام .
جـ ـ إبراز التوصيات
التى يراها واضع التقرير لحل المشاكل الواردة به .
د ـ الأستعانه
بالبيانات الرقمية والجداول والرسومات والأشكال
البيانية والخرائط كلما أمكن ذلك بغرض تبسيط تلك المعلومات وإبراز الحقائق بطريقة
يسهل فهمها ودراستها وكذلك استخدام النسب التحليلية والمئوية المختلفة فى شرح
نواحى النشاط فى المنشأة .
هـ ـ مراعاة استعمال
ورق من حجم واحد بالنسبة للتقارير الدورية المماثلة حتى يسهل حفظها فى ملف واحد
والرجوع إليها واستخدامها فى سهولة ويسر .
و ـ أن يكون للتقرير
عنوان يفصح عن مضمونة ، كلما تحدد الفترة التى أعد عنها والتاريخ المقدم فيه والوحدات
المستعملة عن الكميات ، كذلك يجب تحديد أسم الشخص الذى سيقدم له وأسماء من سيقدم
لهم صورة منه كما يجب أن يكون موقعاً من المسئولين عن إعداده .
وبصفة عامة يأخذ التقرير الهيكل الآتى : 
