مدونة العطاء المحاسبي

1-    المراقبة الداخلية للمدفوعات النثرية:  

من المبادئ الأساسية لنظام المراقبة الداخلية على المدفوعات، ضرورة الصرف عن طريق الشيكات، إلا أنه استثناء من ذلك، فإن هناك بعض المدفوعات النثرية الصغيرة يتبع في صرفها نظام السلف المستديمة، حيث يتم ضبط عهدة المدفوعات النثرية على أساس تصميم دفتر للمصروفات النثرية به مجموعة من الخانات التحليلية، تسجل فيه المدفوعات أولا بأول، وتتم عملية الضبط في هذه الحالة على النحو التالي:-

1-    تحديد قيمة السلفه:

تتحدد قيمة السلفه المستديمة وفقا لظروف كل منشأة، ولكن يتبع عادة أخذ متوسط المصروفات خلال فترة سابقة، ستة أشهر مثلا، مع إضافة مبلغ لمواجهة الطوارئ، مع تحديد الفترة المحددة لمواجهة المدفوعات التي تغطيها قيمة السلفه قبل الإستعاضة.

ويقوم الشخص المسئول عن السلفه بصرف المبالغ المطلوبة بموجب المستندات المقدمة له، وعندما تصل المبالغ المتبقية لديه إلى حد معين، يمثل الحد الأدنى الذي يجب ألا تقل عنه، أو في نهاية المدة المحددة لاستعاضة السلفه، يقوم الشخص المسئول باستعاضة المنصرف عن طريق تقديم المستندات الدالة على الصرف إلى شخص أخر مسئول لإعتمادها، وإرسالها إلى قسم الحسابات لإثباتها في الدفاتر وتحرير شيك بقيمة المدفوعات وبذلك ترجع قيمة السلفه المستديمة إلى ما كانت عليه قبل أجراء أية مدفوعات.

2-    تحديد نوع المدفوعات:

يتم تحديد نوع المدفوعات التي يتم الصرف عليها من السلفه المستديمة بحيث تكون هذه المدفوعات قاصرة على أنواع معينة من المدفوعات وفى حدود مبلغ معين، إلا أن تحديد طبيعة المدفوعات وحجمها يختلف من منشأة إلى منشأة، كما أن هناك بعض الحالات التي تستلزم الصرف من السلفه المستديمة نظرا لأهمية السرعة لتحقيق غرض معين كمصروفات الإصلاح والصيانة /ومع ذلك ففي مثل هذه الحالات يتعين أخذ موافقة شخص مسئول يحق له اعتماد ذلك.

3-    مستندات السلفه:

يجب تقديم المستند المؤيد للصرف ،فالقاعدة العامة تقضى بعدم السماح بدفع أية مبالغ من السلف الا اذا كان هناك مستند مؤيد للصرف ،وفى الحالات التى يتعذر فيها الحصول على مستند يحرر اذن صرف يوقع علية من شخص مسئول .

4-    الجرد المفاجئ لصندوق السلفة المستديمة :

يقوم شخص مسئول فى فترات غير منتظمة ومنكررة بجرد عهدة السلفة المستديمة جردا مفاجئا ،ويراجع مستندات الصرف ،على أن يتأكد من أن قيمة السلفة مساوية لمجموع قيمة مستندات الصرف المؤيدة، بالاضافة الى النقدية المتبقية .

5-    تسجيل المدفوعات النثرية :

يتعين وضع نظام محاسبى دقيق ،يكفل انتظام قيد المدفوعات النثرية وذلك عن طريق تخصيص دفتر احصائى مزود باعمدة تحليلية بحيث يخصص كل عمود لنوع محدد من المدفوعات تسهيلا لعملية التسجيل والتبويب فى باقى السجلات المحاسبية .