أ-
المراقبة
الداخلية للمشتريات:
تتم
عملية الشراء وخصوصا في المنشأ ت الكبيرة بالأجل، لذلك يتعين أن يكون نظام
المراقبة الداخلية لعمليات الشراء الآجلة أكثر إحكاما وذلك نظرا للتداخل بين
حسابات المشتريات ومردوداتها من ناحية وحسابات الدائنين من ناحية أخرى، قد تتعرض
عمليات المشتريات إلى التلاعب أو السرقة في حالة وجود أية ثغرة من الثغرات في نظام
المراقبة الداخلية، لذلك يتطلب وضع نظام
المراقبة الداخلية للمشتريات الآجلة إتباع الخطوات التالية:
1- أن يصدر لكل عملية شراء
طلب شراء يصدر من شخص مسئول، كمدير المشتريات أو مدير المصنع، فمدير المصنع مثلا
يطلب المستلزمات اللازمة للإنتاج، ومدير المخازن أو مدير المشتريات يطلب مستلزمات
معينة عندما يصل المخزون منها إلى حد الطلب أو الجد الأدنى.
2- يتعين أن يتضمن طلب الشراء،
المواصفات اللازم توافرها في المستلزمات المطلوب شراءها والكمية وتاريخ الوصول إلى
المخازن والكمية المتوافرة فعلا ومدى كفايتها لعمليات الإنتاج.
3- يعد طلب الشراء من
نسختين ترسل الأولى إلى قسم المشتريات وتبقى الثانية لدى القسم الذي طلب المستلزمات
بهدف متابعة عملية الشراء.
4- يتعين أن تكون مسئولية
طلب الموارد وشرائها مقصورة على عدد محدد من المسئولين يؤتمن عليهم، نظرا لما
تتضمنه عملية الشراء من تكاليف كبيرة.
5- عند استلام طلب الشراء
يجب التحقق أولا من الكمية المتوافرة في المخازن ومدى كفايتها للعمليات الإنتاجية،
فعملية شراء مستلزمات أكثر من الحاجة تعنى تكدس المواد في المخازن بحيث تكون معرضة
للتلف، بالإضافة إلى إستحدام مساحات كبيرة وتجميدا لراس المال العامل.
6- يجب أن توضع لائحة
محددة لعمليات الشراء، تتضمن كافة النواحي الإجرائية والمالية لعملية الشراء وبصفة
خاصة طرق لشراء وهى قد تكون:
أ- إما أن تكون عن طريق
الاتصال المباشر بالموردين والحصول على أفضل العروض.
ب- أو إما أن تكون عن طريق
المناقصات العامة.
ج-
أو إما أن تكون عن طريق الطلب من موردين معروفين لدى المنشأة.
7-
وعند اختيار المورد يتم إعداد طلب الشراء من أصل
وصورتين، يرسل الأصل إلى المورد والصورة الأولى تحفظ لدى إدارة المشتريات والصورة
الثانية ترسل إلى إدارة المخازن لتكون أساسا لاستلام المواد.
8-
إذا كانت عملية الشراء عن طريق الإستيراد، فيعد طلب فتح
لاعتماد مستندي من اصل والصورة تحفظ في ملف الإعتماد المستندى لدى قسم المشتريات أو
قسم الإستيراد.
9-
يجب أن تمسك المنشاة سجل خاص يثبت فيه كافة المعلومات عن
المستلزمات الداخلة في المنشأة من ناحية الكمية والسعر والنوع والتاريخ واسم المورد.
10-
عند استلام المشتريات من قبل المخازن، يتعين إجراء عملية
الفحص من ح الكمية والنوع واثبات ذلك في محضر الفحص والاستلام والسجلات والطاقات المخزنية،
مع ضرورة مطابقة ذلك مع طلب الشراء وفواتير المورد.
11-
بعد اعتماد محضر الاستلام يرسل مع فواتير المورد إلى قسم
المشتريات، حيث تتم مراجعتها والتحقق من دخولها مخازن المنشأة، عن طريق الإطلاع
على سجل المستلزمات الواردة والتوقيع بما يفيد صحة عملية الشراء.
12-
ترسل كافة المستلزمات إلى قسم الحسابات لمراجعة من حيث
الكمية والسعر والتحقق من تطبيق الإجراءات التي نصت عليها لائحة المشتريات تمهيدا
لعملية تسجيلها في الدفاتر والسجلات، وبصفة خاصة تتحقق إدارة الحسابات من توافر
المستندات التالية:
أ- طلب الشراء على أن يكون
موقعاً من الجهة الطالبة للمواد.
ب- أمر الشراء موقعا علية
من قبل الشخص المسئول في إدارة المشتريات.
ج- محضرالإستلام موقع علية
من مدير المخازن.
د- فواتير المورد والتي يجب
أن تكون أصل وليست صورة، مع التحقق من السعر المتفق علية بالرجوع إلى العقد المبرم
بين المورد والمنشأة، أو المراسلات أو أية وسيلة أخرى اتفق عليها من حيث السعر، مع
مراجعة العمليات الحسابية من حيث عمليات الجمع والطرح للوصول إلى القيم الصحيحة، مع
الأخذ في الاعتبار أية شروط أخرى كشروط الخصم على الكمية أو السداد.
13-
في حالة استيراد المواد، يجب التحقق من كمية المواد
المستلمة ومقارنة ذلك مع المستندات الجمركية، وفى حالة وجود تلف في المواد يتعين
عدم الإستلام إلا في حضور مندوب عن شركة التامين لكي يحدد قيمة الضرر مقدما، ثم
ترسل مستندات الاستلام إلى قسم الحسابات للتحقق من صحة إجراءات الشراء ومطابقتها
من حيث الكمية والسعر، وفى حالة المطابقة يتم إقفال حساب الإعتماد المستندى في
حساب المخازن وتستخرج تكلفة الوحدة من المشتريات السلعية لتسهيل عملية تسجيلها في
السجلات المخزنية، وفى حالة وجود تلف تطالب شركة التامين بالقيمة المتفق عليها.
14-
تسجل عملية الشراء في يومية المشتريات، مع التفرقة بين
المشتريات المحلية والمشتريات الخارجية، لتوفير نوع البيانات التحليلية.
15-
الترحيل في دفاتر الأستاذ مراقبة الدائنين في الجانب الدائن،
والى حساب المشتريات في الجانب المدين، مع الترحيل لأستاذ فرعى الدائنين في نفس الوقت.
16-
يجب أن تتم عملية الترحيل في دفتر الأستاذ العام، عن
طريق شخص غير الذي يقوم بالتسجيل في اليومية العامة أو اليومية المساعدة أو الأستاذ
الفرعي، وذلك وإحكاما للرقابة.
