3) الخصائص الرئيسية لنظام المراقبة الداخلية:
إن إعداد نظام سليم للمراقبة الداخلية يتطلب توافر
مجموعة من الإجراءات والأساليب أهمها ما يلي:
أولاً: وجود خطة تنظيمية:
تختلف
الخطة التنظيمية من منشاة إلى أخرى، إلا أن المتفق عليه هو ضرورة أن تمتاز الخطة
التنظيمية بالبساطة والوضوح والمرونة، كما أن العامل الهام في أي خطة تنظيمية هو
الإستقلال التنظيمي لوظائف التنفيذ، وهذا يحتاج إلى تقسيم المسئوليات وتحديد
السلطات بطريقة تمكن من جعل الأنظمة ذاتها وسيلة للرقابة.
كما
قد يتطلب الأمر تحديد الإختصاصات والمسئوليات وتقسيم العمل ويقصد بتقسيم العمل في
هذا المجال وجود أشخاص مسئولون عن المحافظة على ممتلكات عمليات المنشأة وأشخاص آخرين
لإعداد سجلات وتسجيل هذه الممتلكات العمليات وأخرين لهم سلطات إتخاذ القرارات بشأن
هذه العمليات أو الموجودات، فالشخص المسئول عن المحافظة على أصول المنشأة تكون
لديه فرصة في إستخدام هذه الأصول إستخداماً شخصياً، وحتى يمكن فرض نظام المراقبة
الداخلية السليم لابد من أن يحتفظ شخص أخر بالسجلات التي توضح قيمة وكمية الأصل الذي
تحت الإستخدام.
ففي
حالة إعطاء شخص واحد مسئولية الإحتفاظ وإستعمال الأصل كذلك الرقابة عليه وإتخاذ
القرار بشأنه فإنه يجمع فى يديه الأصل نفسه كذلك المحاسبة والرقابة عن هذا الأصل، وبالتالي
تنعدم العملية الرقابية فتقسيم العمل في هذه الحالة والحالات المماثلة أمر ضروري
حتى يمكن إكتشاف أية إختلافات أو إختلاسات بين الكمية والقيمة الفعلية للأصول
والموجودات وبين الكمية والقيمة الدفترية الجردية لها.
مما
سبق يتضح أن وجود نظام سليم للمراقبة الداخلية يتطلب إعداد خطة تنظيمية تحديد
إختصاصات ومسئوليات كل إدارة من هذه الإدارات بدقة ووضوح.
وفيما
يلي الإجراءات التي تضع الخطة التنظيمية موضع التنفيذ:
1- تحديد إختصاصات
الإدارات المختلفة بحيث تكون مكملة لبعضها البعض، بهدف إتمام عمليات المنشأة
بالسرعة و الجودة المطلوبة وفى حدود التكلفة المناسبة.
2- توزيع الواجبات بين الموظفين
بحيث لا ينفرد أحدهم بعمل ما من أوله إلى أخره وبحيث يقع عمل كل موظف تحت رقابة
موظف أخر.
3- توزيع المسئوليات بين
الموظفين والإدارات بشكل واضح بحيث يمكن تحديد المسئولية عن أي خطأ أو غش عند
حدوثه.
4- تقسيم العمل بين
الإدارات والأقسام والموظفين بحيث يتم الفصل بين المسئوليات التالية:
أ- مسئولية إتخاذ القرارات الخاصة
بالموافقة على إجراء العمليات.
ب- مسئولية تنفيذ
العمليات.
ج- مسئولية الإحتفاظ
بالأصول والأشياء ذات القيمة.
د- مسئولية المحاسبة عن
العمليات.
5- تنظيم الإدارات بحيث
يجتمع الموظفون الذين يقومون بعمل واحد في مكان واحد وذلك لتسهيل
أداء الأعمال، وتقليل التواطؤ بين موظفي الإدارات المختلفة.
6- تحديد خطوات كل عملية
بالتفصيل بحيث لا تترك الفرصة لأي موظف للتصرف الشخصي
إلا بموافقة من له السلطة في ذلك.
7- تصميم المستندات بطريقة
مناسبة وبما يتلاءم مع إحتياجات المنشأة، وإستخراجها
من عدة صور حتى يمكن إستخدامها بواسطة الإدارات المختلفة في نفس الوقت.
8- تغير الواجبات من وقت
إلى أخر بحيث لا يتعارض ذلك مع حسن إنتظام وسير العمل،
وذلك بهدف كشف الأخطاء والغش.
9- ضرورة قيام كل موظف
بأجازته السنوية
وذلك لإعطاء الفرصة لمن يحل
محله أثناء أجازته بإكتشاف أي أخطاء أو تلاعب.
10- ضرورة توقيع المسئولين
على المستندات في حدود إختصاصاتهم وذلك تحديداً للمسئولية.
ثانياًً: وجود نظام محاسبي متكامل:
أن
تحقيق أهداف المراقبة الداخلية تتطلب بالإضافة إلى وجود الخطة التنظيمية الملائمة،
وجود نظام محاسبي متكامل الهدف منه تسجيل وتبويب وتلخيص وعرض العمليات المالية
والتأكد من الدقة المحاسبية للسجلات والقوائم المالية، وحتى يمكن وضع النظام
المحاسبي الملائم موضوع التنفيذ، فإن الأمر يتطلب الإلتزام بالإجراءات التالية:
1- وجود كتيبات ولوائح مطبوعة تحدد الإجراءات المحاسبية التي يتعين إتباعها بحيث يمكن تطبيق هذه الإجراءات بصورة
موحدة، مثل وجود دليل للحسابات (Chart
of Accounts) يهدف إلى
تنظيم وتسهيل الوظيفة المحاسبية وكذلك وجود لائحة للحسابات (Accounting manual) تحدد الإجراءات التي يجب إتباعها في تسجيل وتبويب وتلخيص وعرض البيانات
والمعلومات المحاسبية.
2- إعداد نماذج مطبوعة للمستندات تغطى كافة العمليات مثل فواتير البيع والشراء والإيصالات
والإشعارات وكذلك نماذج التقارير المحاسبية.
3- إصدار التعليمات بضرورة إثبات
العمليات في الدفاتر والسجلات بدون تأخير وبذلك تقل فرص
إرتكاب الأخطاء والغش، بالإضافة إلى عدم قيد أي مستند ما لم يكن يحمل توقعات المسئولين،
وما لم يكن مرفقاً به جميع الوثائق المؤيدة له.
4- يتعين ألا يشترك أي موظف في
مراجعة العمل الذي قام بأدائه
وإنما تتم المراجعة بواسطة شخص
أخر مسئول وذلك لإخضاع العمل للفحص الدقيق.
5- إستخدام وسائل التوازن الحسابي
الدوري مثل موازين المراجعة والحسابات الإجمالية وكذلك
الإستعانة بالوسائل الآلية الحاسبة التي تسهل أداء الأعمال وتؤدى إلى السرعة في
إنجازها ودقتها.
6- إجراء الجرد الفعلي للأصول
بصفة دورية
وإجراء المطابقات الدورية
للتأكد من مطابقة نتائج الجرد الفعلي مع الأرصدة الدفترية.
ثالثاًً: مجموعة من الإعتبارات العامة المكملة:
بالإضافة
إلى وجود خطة تنظيمية سليمة ونظام محاسبي متكامل يوضح نظاماً سليماً للمعلومات المحاسبية،
ويساعد على إتخاذ القرارات السليمة وفرض المراقبة الفعالة، فإن الأمر يتطلب أن
نأخذ في الإعتبار كلا مما يلي:
1- حسن إختيار العاملين وذلك من حيث الكفاءة والتأهيل مع التناسب ومتطلبات كل وظيفة،
بالإضافة إلى حسن السيرة والسمعة.
2- لا يلغى نظام المراقبة
الداخلية الحاسة الإدارية وسرعة إتخاذ القرارات، فلا يعنى نظام المراقبة الداخلية
الجمود والتعقيد.
3- ضرورة إقتناع المنفذين
بأهمية إستخدام وسائل المراقبة الداخلية.
4- التأمين على ممتلكات
المنشأة ضد جميع الأخطار التى قد تتعرض لها حسب طبيعتها.
5- التأمين على الموظفين
الذين في حوزتهم عهد نقدية أو بضائع أو أوراق مالية أو تجارية أو غيرها، ضد خيانة الأمانة.
6- وضع نظام سليم لمراقبة
البريد الوارد والصادر.
7- إستخدام وسيلة الرقابة الحدية
بجعل سلطات الإعتماد متمشية مع مسئولية. فقد يختص رئيس القسم مثلا بإعتماد الصرف في
حدود مبلغاً بينما يختص مدير الإدارة بإعتماد الصرف في حدود مبلغاً أكبر.
8- إستخدام وسائل الرقابة
المزدوجة فيما يتعلق بالعمليات الهامة في المنشأة
كتوقيع الشيكات، وعهد الخزائن النقدية.... الخ.
9- إستخدام نظام التفتيش بمعرفة
قسم خاص بالمنشأة في حالات التي تستدعيها طبيعة الأصول ذلك، بحيث لا تكون عرضة
للتلاعب والإختلاس.
لذلك
يعتبر نظام المراقبة الداخلية المدخل الأساسي لعمل مراقب الحسابات، فهو يعتمد إلى
حد كبير على وجود نظام سليم ودقيق للمراقبة الداخلية، فعلى مراقب الحسابات وقبل
إعداده لخطة المراجعة وتحديد أهدافها أن
يقوم بإختبار وفحص نظام المراقبة الداخلية للتأكد من كفايته ودقته قبل الإعتماد
عليه وذلك عن طريق:
1- فحص النظام والتأكد من
سلامته.
2- التأكد من تنفيذ
النظام.
ولذلك
ترجع أهمية نظام المراقبة الداخلية بصفة خاصة إلى أن مراقب الحسابات يقوم بمراجعة
إختبارية وليس مراجعة شاملة، فهو يعتمد على أسلوب العينات الإحصائية لكل نوع من
العمليات ومراجعتها بكل دقة إعتماداً على وجود نظام سليم للمراقبة الداخلية.
