وقد
يطلق على إصطلاح الرقابة هنا لفظ المراقبة، فالمراقبة من الناحية اللفظية تعنى
إستمرار عملية الرقابة ولذلك نعرض بعض مفاهيم المراقبة فقد عرف المعهد الأمريكي
للمحاسبين القانونيين المراقبة بأنها " تتضمن الخطة التنظيمية للمنشأة، وما
يتصل بها من وسائل ومقاييس تستخدم بهدف حماية أصول المنشأة، والإطمئنان إلى دقة
البيانات المحاسبية ومدى الاعتماد عليها، ولتحقيق كفاية إنتاجية لعوامل الإنتاج المستخدمة،
ولضمان تنفيذ السياسات التي وضعتها الإدارة"
ويفهم
من هذا التعريف أن الرقابة أصبحت تهتم بكفاة الإنتاج وخفض تكاليفه، وبالتالي فقد
أصبحت تعتمد على أدوات تكفل تحقيق هذا الغرض ومن أهم تلك الأدوات:
1-
برامج الموازنات التخطيطية.
2-
نظام التكاليف المعيارية.
3-
التقارير الدورية والخاصة.
4-
التحليل المالي.
5-
المراجعة الداخلية بإعتبارها وسيلة الإدارة في الرقابة
على تنفيذ السياسات التي رسمتها وإجراءات العمل التي وضعتها وأقرتها.
6-
برامج التدريب، التي تكفل تأهيل العاملين وزيادة كفايتهم
الإنتاجية.
ومع
ذلك فالرقابة في مفهومها الحديث ترتبط إرتباطاً وثيقاً بالأفراد، والرقابة الذاتية
أكثر أنواع الرقابة فعالية، حيث يصبح الفرد رقيباً على نفسه في حدود قيم المجتمع وأهداف
عمله، فالفرد أقدر على تفهم واجباته وتحديد موقفه من كل عمل كما أنه أقدر على
تقويم نفسه وتحديد مدى إجادته للعمل الذي يقوم به، لذلك يكون أكثر الناس رغبة في
تصحيح أعماله حتى لا يكتشف غيره أخطاء وبذلك يقاس نجاحه بمدى حريته في إطلاق
ملكاته لخدمة عمله.
وهكذا
تظهر أهمية الوظيفة الرقابية بصفة عامة، ألا أننا نركز دراسة المراقبة الداخلية
وهى تعنى الوسائل الإدارية المختلفة التي تهدف إلى:
1-
الحفاظ على أصول وأموال المنشأة من السرقة والإختلاس.
2-
إنتظام العمل وحسن إدارته.
3-
تنفيذ السياسات الإدارية المرسومة وكذلك التأكد من تنفيذ
اللوائح والقوانين المعمول بها.
4-
ضمان دقة وسلامة البيانات والمعلومات المقدمة للإدارة
والجهات الخارجية.
5-
رفع الكفاءة الإنتاجية.
6-
الإعتماد على إسلوب الإدارة بالإستثناء Management By Exception بحيث تركز الإدارة جهدها في مراقبة النتائج الشاذة التي تخرج عن
النطاق المألوف.
7-
رفع الكفاءة الإدارية للعاملين.
فالمراقبة
الداخلية عبارة عن مجموعة من الوسائل الفنية المحاسبية والإدارية والإحصائية التي
تهدف إلى الحفاظ على أموال المنشأة وإنتظام سير العمل وضمان تنفيذ السياسات
الإدارية واللوائح والقوانين المعمول بها، وكذلك دقة المعلومات المحاسبية
والإدارية ورفع الكفاية الإنتاجية والإدارية، وتبسيط إسلوب العمل، مع إستخدام
إسلوب الإدارة بالإستثناء.
ولقد
وصف نظام المراقبة الداخلية بأنه استعمال لنظريات المحاسبة وتطبيقاتها بطرق مختلفة
للحصول على البيانات والمعلومات الدقيقة.
كما
عرف البعض المراقبة الداخلية بأنها التخطيط والتقييم والتنسيق الذي تتبعه إدارة
المنشأة في تنفيذ سياستها الإدارية.
