إجراءات المراقبة الداخلية لأصول المنشأة والتزاماتها
1-
المراقبة الداخلية للمقبوضات النقدية:
تعتبر العمليات
النقدية ذات أهمية كبيرة نتيجة زيادة حجمها بالنسبة لمجموع العمليات التي تتم في
المنشأة ولإحتمال وقوع الإختلاس فيها أكثر من أي أصل آخر لذلك تتطلب الرقابة عليها
وضع نظام محكم للمراقبة الداخلية حتي يصعب علي أي موظف القيام بأية اختلاس.
وقد تتفاوت درجة
إحكام نظام المراقبة الداخلية بتفاوت حجم المنشأة فكلما كبر حجم المنشأة زادت
العمليات النقدية وأصبحت الحاجة ملحة إلي نظام جيد للضبط الداخلي، وفي نطاق ذلك
يقوم المراجع الخارجي بالتحقق من مدي سلامة نظام المراقبة الداخلية، فإذا وجد فيه
ضعفا كان عليه توسيع نطاق مراجعته، وبصفة عامة لابد من وجود اعتبارات عامة للنظام
السليم للمراقبة الداخلية للعمليات النقدية حتي يحقق الرقابة الفعالة.
أهم الإعتبارات
العامة للمراقبة الداخلية للعمليات النقدية وحسابات البنوك:
يتعين أن يتضمن أي
نظام سليم للمراقبة الداخلية للعمليات النقدية الإعتبارات الأساسية التالية:
1-
تحديد اختصاصات ومسئوليات أمين الخزينة أو مساعديه بأي
عمل يتيح له فرصة اختلاس النقدية، ولذلك لا يسمح له القيام بالأعمال التالية:
أ - الإشتراك في جرد
النقدية سواء الجرد الدوري أو الجرد المفاجيء.
ب - عدم الإشتراك في إعداد
مذكرات تسوية حسابات البنوك.
ج - عدم التوقيع علي
الشيكات والأوراق التجارية.
د - عدم التسجيل أو الترحيل
في الدفاتر أو السجلات المالية.
ه - عدم الإشتراك في إعداد
مصادقات الحسابات الجارية المدينة أو الدائنة.
و - عدم الإحتفاظ بالأوراق
المالية والتجارية.
ولذلك
تنحصر أهم اختصاصات أمين الخزينة ومساعديه فيما يلي: -
أ - الإشراف علي جميع
العمليات النقدية من مقبوضات ومدفوعات فيما عدا المدفوعات النقدية التي يخصص لها
سلفه مستديمة.
ب -
الإشراف علي تسجيل حركة النقدية من مقبوضات أو مدفوعات
بسجل حرك النقدية.
ج - الإشراف علي إيداع
المتحصلات النقدية بالبنك أولا بأول.
2- وضع نظام مستندي دقيق
لجميع العمليات النقدية يكفل وجود مستند عن كل مبلغ يورد أو يدفع من خزينة المنشأة،
فلا يقبل أي مبلغ إلا بموجب إذن توريد معتمد من شخص مسئول، كذلك لا تصرف أية مبالغ
من الخزينة إلا بموجب إذن صرف معتمد من شخص مسئول.
3- يتعين أن تكون أذون
التوريد وأذون الصرف مصممة بشكل يلائم احتياجات العمل وأن تكون مرقمة وتستخدم بحسب
أرقامها المسلسلة، علي أن يعهد بها إلي شخص مسئول.
4- يفضل دائما أن تتم كافة
المدفوعات عن طريق شيكات أو أوامر دفع مسحوبة علي بنك المنشأة وذلك عدا المصروفات النثرية.
5- يجب أن تكون جميع
عمليات المقبوضات والمدفوعات مؤيدة بمستندات وخضعت للمراجعة الداخلية وذلك قبل
الصرف والتحصيل.
6- يتعين القيام بجرد دوري
مرة واحدة علي الأقل كل شهر، وكذلك القيام بالجرد المفاجيء بصورة متكررة.
7-
ضرورة العناية باختيار أمين الخزينة ومساعديه وكذلك
التأمين عليهم ضد خيانة الأمانة بمبلغ يوازي الحد الأقصى لما يكون في عهدتهم من النقدية.
ونظرا لأهمية
المراقبة الداخلية فيما يتعلق بحسابات المنشأة لدي البنوك لذلك يتطلب وضع نظام
للمراقبة الداخلية عند التعامل مع البنوك بإتباع الإجراءات التالية: -
1- يجب أن تسلم كشوف
حسابات البنوك إلي الشخص المسئول عن إعداد مذكرات التسوية، أو إلي قسم المراجعة الداخلية،
وهذا التحديد الواضح يمنع الموظفين الذين لديهم نية التلاعب في أرصدة حسابات البنوك،
من عدم الحصول علي كشوف حسابات البنك لتغيير محتوياتها أو التلاعب فيها.
2- عدم السماح للموظفين
الذين من مسئولياتهم التحصيل أو الصرف بالإطلاع علي كشوف حسابات البنك أو إعداد
مذكرة التسوية حتي لا يتمكنوا من محاولة التلاعب في حسابات البنك.
3- يتولى الشخص المسئول عن
إعداد مذكرة تسوية حساب البنك أو قسم المراجعة الداخلية للقيام بالإجراءات التالية:ـ
أ-
مقارنة الإيداعات الظاهرة في كشف حساب البنك مع الإيداعات
في دفاتر وسجلات المنشاة للتحقق من صحة المبالغ و تاريخ الإيداع و الاستفسار عن
أسباب تأخير إيداع أية مبالغ.
ب-
التحقق من تسلسل الشيكات الصادرة من المنشاة وفحص
الشيكات الملغاة للتأكد من عدم إستعمالها.
ج-
التحقق من سلطة من له حق التوقيع على الشيكات وفقا
للحدود المقررة.
د-
في حالة وجود شيكات مسحوبة لم تقدم للبنك لفترة طويلة
تزيد عن المدة التي يسمح بها البنك لصرف الشيكات، يجب الاستفسار عن أسباب ذلك.
ه-
في حالة التحويل من حساب جار في بنك إلى حساب جار في بنك
أخر يجب التحقق من أن المبلغ المحول قد تم إيداعه في حساب جارى البنك المحول ته في
نفس الوقت تقريبا.
و-
الحصول على شهادة من البنك بالرصيد كل فترة محدده للتحقق
من مطابقته على كشف حساب البنك والرصيد الدفتري.
4- قد تقوم بعض المنشآت
بإستخدام فكرة طريقة السلفه المستديمة لحساب البنك وبموجب هذه الطريقة يمسك حسابان
جاريان إحداهما خاص بالإيداعات فقط تسحب منه الشيكات لإيداعها في الحساب الجاري الثاني
الذي يخصص لعمليات السحب فقط، ولذلك يتم تحويل مبلغ معين للحساب الثاني و الذي يتم
علية سحب الشيكات، وفى نهاية كل فترة زمنية محدده، كل أسبوع أو شهر مثلأ، يتم إعداد
كشف بالشيكات المسحوبة على الحساب الثاني و يستخرج شيك على الحساب الجاري الأول
بقيمة الشيكات المسحوبة خلال هذه الفترة لإيداعه في الحساب الجاري الثاني، وفى هذه
الحالة تصدر تعليمات إلى البنك بعدم قبول أية إيداعات إلا في الحساب الأول.
وتفيد
هذه الطريقة في أنها تحدد المبلغ الذي قد يتعرض للتلاعب أو الاختلاس في أدنى
الحدود بينما يبقى الرصيد الكبير في الحساب الجاري الأول بعيدا عن الإختلاس.
5- قد تقوم بعض المنشآت
باستخدام طريقة الحسابات الجارية المتناوبة أو المتبادلة، وعن طريق هذه الطريقة،
يتم فتح حسابين في نفس البنك، ففي الشهر الأول تتم عملية الإيداع أو السحب في و من
الحساب الأول، وفى نهاية الشهر يجرى تحويل الرصيد الدفتري إلى الحساب الثاني الذي
تجرى فيه عمليات الإيداع و السحب خلال هذا الشهر (الشهر الثاني )، وفى نهاية الشهر
الثاني يستخرج الرصيد الدفتري ويحول إلى الحساب الأول، وهكذا.
وتفيد
هذه الطريقة في أنه إذا كانت الإيداعات التي تمت في الحساب الجاري قد جرى تسجيلها
بالكامل و بشكل صحيح، وإذا كانت الشيكات المسحوبة قد تمت بأكملها للصرف في نفس
الشهر، فما يتبق في الحساب الجاري بعد تحويل الرصيد سيكون صفرا، ومثال ذلك أنه إذا
أودعنا مبلغ 15000 جنيه في الحساب الجاري، وأصدرنا شيكات بمبلغ 6000 جنيه، وحولنا
الرصيد الدفتري الباقي وقدره 9000 جنيه إلي الحساب الجاري الأول صفر، أما إذا تبين
من كشف حساب البنك أن الرصيد ليس صفرا فمعني ذلك أن هناك إيداعات لم تسجل بعد في
كشف حساب البنك وأن هناك شيكات لم تقدم بعد للصرف، ولذلك يتعين مراقبتها وتسويتها
إذ قد تكشف عن وجود أخطاء أو تلاعب في الوقت المناسب.
ويلاحظ
أن هذه الطريقة تكشف أن الشيكات التي لم تقدم خلال الشهر الأول يجب أن تقدم خلال
الشهر الثاني، فإذا تجاوزت قيمة هذه الشيكات قيمة الشيكات التي لم تقدم في الشهر
الأول سيظهر في هذه الحالة أن رصيد حساب البنك مكشوفا بمبلغ الإختلاس، ومن ناحية
أخري تغني هذه الطريقة من إعداد مذكرة تسوية حساب البنك كلما ظهر الرصيد صفرا، أما
إذا ظهر الرصيد بمبلغ آخر فيجب معرفة قيمة الفروق وأسبابها خصوصا إذا كانت بمبالغ كبيرة.
الضبط
الداخلي للمقبوضات:
بالإضافة إلي
الإعتبارات العامة للمراقبة الداخلية علي العمليات النقدية، فإن هناك اعتبارات
خاصة لعمليات المقبوضات يمكن عرضها علي النحو التالي:
1-
يتعين أن تؤيد كافة المقبوضات بإيصالات خاصة بالمنشأة
تحمل أرقاما مسلسلة تكون من أصل وعدد من الصور يتلاءم مع احتياجات النظام المحاسبي
المطبق في المنشأة، كما يتعين أن تحفظ دفاتر الإيصالات غير المستعملة لدي شخص
مسئول وفي مكان أمين، وعند إستخدامها يجب أن يتم ذلك بحسب تسلسل أرقامها، وأن تسجل
الدفاتر المستخدمة في دفتر خاص يوقع من قبل الشخص المستلم.
2-
يعد لكل عملية قبض إيصال خاص بها مهما صغر المبلغ، ويعد
الإيصال من قبل شخص غير أمين الخزينة، بحيث ينحصر واجب أمين الخزينة في إستلام
المبلغ واستلام صورة من إيصال القبض.
3-
يتعين إيداع المتحصلات اليومية بالكامل في حساب جاري لدي
البنك، علي أن تتم عملية الإيداع من قبل شخص آخر غير أمين الخزينة الذي استلم تلك
المبالغ.
4-
في حالة وجود آلات تسجيل النقدية يتعين مطابقة المجاميع
مع مبالغ المتحصلات وحفظ الأشرطة المستعملة بشكل يسهل الرجوع إليها.
5-
في حالة وجود متحصلات خارجية من قبل محصلين، يتعين تغيير
مناطق تحصيلاتهم بين فترة وأخري لمنع التواطؤ مع العملاء.
وفيما يلي مجموعة من الأمثلة لنظم المراقبة
الداخلية علي بعض عمليات المقبوضات النقدية:
أولا
- المراقبة الداخلية للنقدية الواردة في البريد.
ثانيا
- المراقبة الداخلية للمبيعات النقدية.
ثالثا
- المراقبة الداخلية للمتحصلات النقدية من العملاء.
أولا: المراقبة
الداخلية للنقدية الواردة بالبريد:
ترد في البريد عادة
الشيكات والأوراق التجارية، والأوراق الأخرى ذات القيمة، ولذلك يتعين أن يتوفر لها
نظام سليم للمراقبة والضبط الداخلي يمكن تصوره كما يلي: -
1- يتعين أن يفتح البريد
من قبل شخص مسئول، لاينتمي إلي قسم الحسابات أو الخزينة.
2- تسجل كافة الشيكات
الواردة بكشف من ثلاث نسخ وتختم بما يفيد تسجيلها في حساب المنشأة الجاري لدي البنك،
وترسل الشيكات والنسختين الأولي والثانية إلي أمين الصندوق لإعداد إيصالات القبض
ويوقع الكشف بما يفيد إستلامه للشيكات ويعيد النسخة الثانية مع النسخة الأولي من
إيصالات القبض إلي قسم الحسابات لمراجعتها وإرسال نسخة منها إلي العملاء.
3-
يتعين أن تسجل المقبوضات النقدية في يومية الصندوق ويتم
إيداعها مع باقي المتحصلات يوميا في البنك.
4-
يتم مراجعة النقدية الواردة بالبريد من قبل قسم المراجعة
الداخلية إن وجد أو من قبل قسم الحسابات، حيث يطابق ما ورد بموجب كشف المقبوضات
بالبريد علي نسخ إيصالات البنك.
