المراقبة
الداخلية للمبيعات ومردودات المبيعات:
أ- المراقبة الداخلية للمبيعات:
تتوقف
سياسة المبيعات في المنشات المختلفة على أسلوب البيع، فالمنشآت الصناعية ومنشآت
الجملة يقتصر تعاملها على عدد محدود من العملاء، ترسل لهم البضاعة وتمنحهم في
العادة فترة سداد، ولذلك قد تمثل المبيعات الآجلة الحجم الأكبر من المبيعات مثل
هذه المنشأة لذلك يتعين وضع نظام سليم لمراقبة المبيعات الآجلة، وخصوصا وان هناك
تداخل بين المدينين وحساب الخصم المسموح به والمبيعات، الأمر الذي قد يترك ثغرة
لحدوث الاختلاس والتلاعب، وعلى ذلك يأخذ النظام السليم للمبيعات الآجلة الإجراءات
التالية:
1- يتم استلام طلبات
العملاء، وقد يكون هذا الطلب شفويا أو عن طريق المراسلات أو بواسطة مندوبى
المنشأة، وفى كل هذه الحالات يتعين إعداد
نموذج طلب شراء يحمل أرقاما مسلسلة لمعرفة أسبقية الطلب، على أن يوقع هذا الطلب من
الشخص الذي أعده وإعتمده.
2- يجب أن يحتوى طلب
الشراء على معلومات دقيقة عن اسم العميل، وعنوانه، والبضاعة المطلوبة وكمياتها ومواصفاتها.
3- يرسل طلب الشراء لتتم
مراجعته و من حيث بياناته التي يتعين أن تحتوى على الكمية المطلوبة والسعر والخصم
المقرر منحة، وفترة الإئتمان، ومصاريف الشحن، وأي شروط أخرى تراها المنشأة، ثم
يرسل إلى قسم الائتمان لجمع المعلومات عن حالة العميل أو إلى إدارة الحسابات للتحقق
من انتظام العميل في معاملاته لسابقة.
4- نظرا لان عملية البيع بالأجل
تنطوي على ائتمان، لذلك يتعين أخذ موافقة الشخص الذي له حق منح الائتمان وتحديد
شروطه.
5- تسجيل طلبات الشراء في
سجل خاص بطريقة منتظمة حسب أرقام تسلسل طلبات الشراء، فإذا ما تمت الموافقة على
طلب الشراء يتم إبلاغ العميل مع إرسال الطلب إلى إدارة المخازن أو المصنع، مع إرسال
صورة منة إلى إدارة المبيعات لتستخدم في إعداد فاتورة البيع، أما في حالة ما إذا
كانت البضاعة معدة لإرسالها للمخازن فترسل نسخة أخرى من طلب الشراء إلى قسم الشحن الذي
يقوم بإعداد البضاعة المطلوبة كما هو ثابت في طلب الشراء.
6- تقوم إدارة المخازن أو
المصنع بإصدار أمر خروج للبضاعة حيث تبين فيه كمية البضاعة ورقم طلب الشراء واسم
العميل وعنوانه.
7- يتم إعداد فواتير البيع
بناء على طلب الشراء الذي يرسل من قبل إدارة المخازن أو المصنع أو قسم الشحن مرفقا
به نسخة من أمر الخروج إلى قسم المبيعات، والذي يفيد بخروج البضاعة من المنشاة.
8- يقوم قسم المبيعات من
واقع المستندات المقدمة له، بإعداد فاتورة البيع من اصل وعدد من الصور يتناسب مع
احتياجات الإدارة، على أن تأخذ فواتير المبيعات أرقاما مسلسلة، ويتم مراجعتها من قبل
شخص غير الذي أعدها ليتحقق من نوع البضاعة المرسلة وكمياتها وسعرها والخصم المسموح
به وشروط البيع الأخرى.
9- يتم تسجيل فواتير البيع
في يومية المبيعات، حيث يتم تسجيل اسم العميل ورقم الفاتورة وقيمتها الإجمالية
والخصم الممنوح للعميل وصافى القيمة، وقد تحتوى يومية المبيعات على خانات تحليلية
على حسب نوع البضاعة أو مناطق العملاء أو أي تحليلات أخرى ضرورية.
10- يتمك الترحيل في دفاتر
إجمالي مراقبة العملاء من واقع إجمالي دفتر يومية المبيعات الآجلة، مع ترحيل
مديونية كل عميل إلى دفتر الأستاذ الفرعي للعملاء.
11- تتم المطابقات دوريا
بين إجمالي مراقبة العملاء في دفتر الأستاذ العام وبين مجموع أرصدة الأستاذ الفرعي
للعملاء بواسطة شخص غير من يقوم بالتسجيل في الدفاتر تحقيقا للرقابة.
ب- المراقبة الداخلية
لمردودات المبيعات:
فيما يلي أهم عناصر النظام السليم للضبط السليم للضبط الداخلي
لمردودات المبيعات:
1- كل عملية رد بضاعة يجب
أن تتم الموافقة عليها مقدما من قبل شخص مسئول.
2- عند ورود البضاعة يجب أن
يعد لها إشعار مخزنى يثبت فيه اسم العميل وكمية البضاعة ونوعها وسبب الرد.
3- في حالة وجود بضاعة
تالفة أو غير صالحة للبيع، ينبغي عزلها في مكان خاص حتى لا تختلط بالبضاعة الجيدة.
4- يمسك سجل لتسجيل
البضاعة غير الصالحة للبيع، وذلك للرقابة على المردودات المبيعات وحتى لا تتخذ
عملية الرد كوسيلة للاختلاس والتلاعب.
5- في حالة ما إذا كانت
البضاعة المرتدة صالحة للبيع، يتم استلامها وتخزينها في السجلات المخزنية.
6- ترسل صورة من إشعار
الرد المخزنى إلى قسم المبيعات وصورة أخرى إلى قسم الحسابات لإعداد إشعار دائن
بقيمة البضاعة المرتدة.
7- يتم إثبات الإشعار
الدائن في سجل مردودات المبيعات وذلك بعد التحقق من صحة العمليات الحسابية من حيث
الكمية والقيمة ومقارنة ذلك مع فاتورة البيع الآجلة، للتحقق من مطابقة البيانات
الظاهرة في الإشعار الدائن مع شروط البيع.
8- يتم التسجيل في يومية
مردودات المبيعات من واقع الإشعار الدائن، ثم ترحل القيود إلى حسابات مراقبة العملاء،
وكذلك أستاذ فرعى العملاء.
9- يتم إعداد تقرير لكل
فترة مناسبة لعمليات مردودات المبيعات لتوضيح أسباب الرد ولمعرفة أسباب هذه
الظاهرة في حالة تكرارها، فقد تكون راجعة إلى عيوب في الصنع أو الشحن أو التخزين،
ولذلك لابد من دراسة هذه الأسباب ومعالجتها، لأن مردودات المبيعات تكون مكلفة
للمنشأة من ناحية وتسئ إلى سمعتها من ناحية أخرى.
ويلاحظ
أن أنظمة المراقبة الداخلية لعمليات التخزين والشراء والبيع ليست أنظمة مثالية أو
ثابتة تطبق في كل الحالات، فنظام المراقبة الداخلية لكل منشاة يعتمد على طبيعة
نشاطها ومدى الإحكام المطلوب توافره في النظام، وكذلك مقدار التكلفة اللازمة
للمحافظة عليه، ولكن في كافة الحالات يتعين أن يحقق النظام السليم للمراقبة
الداخلية للعناصر التالية:
1- تقسيم وتنسيق العمل بين
مختلف الإدارات
2- تحديد المسئوليات
والسلطات بين الأشخاص بدقة ووضوح.
3- وضوح اللوائح المالية والإدارية
المناسبة وتوضيح أسلوب العمل بين المسئولين حتى لا يتجاوز أحدهم السلطات المحددة له.
4- العمل المحاسبي والحسابي
الذي يعد من قبل شخص، يجب أن يراجع من قبل شخص أخر للحصول على الدقة المطلوبة.
5- أن لا يكون النظام
معقدا بحيث يكون مكلفا من ناحية أو معقدا لإجراء وتنفيذ العمليات من ناحية أخرى.
