1)
نطاق تطبيق
عملية المراقبة:
أولاً: المراقبة
المانعة أو السابقة، وهى رقابة تعمل على محاولة منع وقوع الأخطاء أو إرتكاب الغش
قبل التنفيذ.
ثانياً: المراقبة
المستمرة أو المتتابعة، وهى تعمل على ضمان تحقيق أهداف وتنفيذ القرارات أولاً
بأول.
ثالثاً: المراقبة
المعالجة أو المصححة بعد التنفيذ الفعلي لمحاولة تصحيح ما وقع من إنحرافات أو
فروق.
والرقابة
قبل أو أثناء التنفيذ تكون أكثر فاعلية من الرقابة بعد حدوث التنفيذ، حيث لا
تستطيع الإدارة التحكم فيما يحدث فعلاً، ولكن كل ما تستطيعه هذه المرحلة هو تقييم
الجهد المبذول لتحقيق الأهداف.
نلخص
مما تقدم إن المراقبة الداخلية عبارة عن مجموعة الأنظمة والوسائل والسياسات التي
تتبناها إدارة المنشأة لضمان الوصول إلى أكبر قدر من الكفاءة الإنتاجية وحماية الأصول
والممتلكات، وكذلك التأكد من دقة البيانات والمعلومات المحاسبية والإدارية.
ومن هذا التعريف يمكن التمييز بين ثلاثة فروع للمراقبة
الداخلية:
1.
مراقبة إدارية: (Administrative Control)
حيث
تهدف المراقبة الإدارية إلى تحقيق الكفاية الإنتاجية المنشودة وضمان تنفيذ
السياسات الإدارية إعتماداً على مجموعة من الوسائل أهمها ما يلي:
1-
الموازنة التخطيطية.
2-
التكاليف المعيارية.
3-
نظم المعلومات المحاسبية والإدارية.
4-
نظم التقارير.
2.
رقابة محاسبية: (Accounting Control)
وذلك
بهدف إختبار دقة البيانات والمعلومات المحاسبية والتأكد من صحة تسجيل وتبويب
وتحليل وعرض المعلومات المحاسبية وذلك إعتماداً على الوسائل التالية:
1-
نظام القيد المزدوج.
2-
إستخدام حسابات المراقبة الإجمالية، مثل حساب مراقبة
المدنيين وحساب مراقبة الدائنين.
3-
إستخدام موازين المراجعة الدورية.
4-
إتباع نظام الجرد المستمر ومطابقة الأرصدة الدفترية مع الأرصدة
الفعلية.
5-
وجود نظام مستندى سليم.
6-
نظام للمراجعة الداخلية بهدف التأكد من أن كل ما أثبت
بالدفاتر والسجلات مطابق للمستندات والبيانات المؤيدة للعمليات.
3.
الضبط الداخلي: (Internal Check)
ويقصد
بالضبط الداخلي مجموعة من الوسائل التي تهدف إلى ضبط عمليات المنشأة، ومراقبتها
بطريقة تلقائية مستمرة وذلك بجعل عمل شخص ما يراجع بواسطة شخص أخر وذلك لضمان حسن
سير العمل وعدم وقوع أخطاء أو غش لأصول وحسابات المنشأة.
الوسائل العملية للمراقبة الداخلية:
يتضح
من تعريف المراقبة الداخلية أنها تعتمد على مجموعة من الوسائل والأساليب التي يمكن
تبويبها على النحو التالي:
1-
وسائل تحقيق الهيكل التنظيمي:
أ-
وجود الخطة التنظيمية السليمة وإعداد الهياكل الوظيفية.
ب-
تحديد السلطات والمسئوليات وإعداد اللوائح المالية
والإدارية.
2-
وسائل تحقيق الأهداف:
أ- إستخدام أسلوب
الموازنات التخطيطية والتكاليف المعيارية من أجل المتابعة والمراقبة المستمرة
للتنفيذ الفعلي ومدى مطابقته للخطة، ودراسة الإنحرافات والعمل على تصحيحها أولاً
بأول.
ب- إستخدام نظام التقارير
الدورية بهدف تقديم البيانات والمعلومات الضرورية لإستخدامات الإدارة.
3-
وسائل تحقيق الرقابة الوقائية:
أ- وجود نظام محاسبي ومستندي
متكامل، يحقق الحصول على البيانات والمعلومات المحاسبية في الوقت المناسب وبالدقة
المطلوبة.
ب- وجود نظام سليم
للمراجعة الداخلية بحيث يتم مراجعة الأعمال أولاً بأول بهدف التحقق من الدقة
المحاسبية ومدى الإلتزام باللوائح والسياسات الإدارية.
ج- نظام للضبط الداخلي،
يحقق دقة البيانات والمعلومات المحاسبية والإدارية.
