مدونة العطاء المحاسبي

1-   المراقبة الداخلية لأوراق القبض:

تستخدم أوراق القبض - الكمبيالات والسندات الإذنية - على نطاق واسع في المنشات التجارية التي تتعامل بالأجل.

ويتطلب وضع نظام سليم للمراقبة الداخلية لأوراق القبض أتباع الإجراءات التالية:

1-   تتحدد مسئولية من له حق سحب أوراق القبض أو تجديدها في يد شخص مسئول، بحيث لا تكون له علاقة بعملية الاحتفاظ بها أو الاحتفاظ بالنقدية حتى لا يتاح له فرصة تغطية اختلاسات في النقدية عن طريق إحلال أوراق قبض صورية أو وهمية محلها.

2-   تقتصر عملية الاحتفاظ بالكمبيالات والسندات الاذنية على شخص مسئول لا تكون له علاقة بالاحتفاظ بالنقدية أو القيد في الدفاتر.

3-   تحفظ أوراق القبض في مكان أمين داخل محفظة الأوراق التجارية، مرتبة بحسب تواريخ استحقاقها لمتابعة عملية التحصيل واتخاذ الإجراءات القانونية عند توقف المدين عن السداد، ويفضل الاحتفاظ بأوراق القبض في احد البنوك لكي يتولى إجراءات تحصيلها.

4-   بالنسبة للكمبيالات والسندات الاذنية المرفوضة يتعين وضع نظام فعال لمراقبتها محاسبيا، حتى لا تتخذ وسيلة للاختلاس والسرقة، عن طريق تقديم الكمبيالات المرفوضة بواسطة الشخص المختلس إلى المدينين، نظير الحصول على جزء من قيمتها.

5-   يتم تسجيل أوراق القبض المسحوبة أو المجددة، في يومية أوراق القبض، على أن يتم التسجيل بواسطة شخص بخلاف الشخص الذي وافق على سحبها أو تحصيل قيمتها النقدية أو من يحتفظ بها.

6-   تتم المطابقة الدورية بين الجرد الفعلي لمحفظة أوراق القبض وبين الرصيد الدفتري، مع ملاحظة التأكد من عدم تظهير أوراق القبض لصالح الغير.

7-   تقوم إدارة المراجعة الداخلية بإرسال مصادقات دورية إلى المسحوب عليهم للتأكد من عدم وجود كمبيالات وهمية.