المراقبة الداخلية لمدفوعات الأجور:
تمثل
الأجور في المنشآت المختلفة، وخصوصا المنشآت الصناعية بندا رئيسيا من بنود المصروفات،
ولهذا تراعي هذه المنشآت ضرورة وضع نظام سليم للضبط الداخلي يشتمل علي المراحل
التالية:
أ-
مرحلة تسجيل الوقت أو الإنتاج:
يتعين في هذه الحالة أن تستعمل أن تستعمل المنشأة النظام
الذي يكفل تحقيق رقابة فعالة علي قياس وحصر الوقت الذي يقضيه العامل بالمنشأة،
وطرق قياس وحصر الوقت المتبع في الحياة العملية عديدة، نذكر منها ما يلي:
1-
في حالة إتباع الوسيلة اليدوية لتسجيل الوقت، يستخدم سجل
خاص مدون فيه أسماء العمال وخانة التوقيع وكتابة ساعة الحضور والإنصراف، حيث يقوم
العامل بالتوقيع عند حضوره، مع ملاحظة سحب هذا السجل في وقت محدد، وهو وقت بداية
العمل، حيث يحفظ لدى موظف مسئول على أن يقوم كل عامل تأخر عن ميعاد الوقت الرسمي
بالتوقيع في كشف مستقل، إلا أن هذه الطريقة قد تثير الكثير من الجدل بين العمال
والشخص المسئول عن عملية الحضور والانصراف تساهم في التلاعب والمحاباة إذا تلاعب
الموظف المسئول في إثبات الحضور والانصراف لبعض العاملين.
2-
إثبات وقت الحضور والانصراف في بطاقات الوقت، وهى تشتمل
على البيانات الخاصة بالعامل والسم الذي يعمل به، ووقت الحضور والانصراف وإستحقاقات
العامل، التي تتمثل في أجرة العادي والإضافى والاستقطاعات المختلفة وصافى الأجر المستحق.
ويقوم العامل في هذه الحالة، عند دخوله المنشأة بإستخدام
بطاقته ويضعها في ساعة إثبات الوقت لإثبات وقت الحضور عليها، وعند انتهاء العمل
وخروج العامل يقوم بنفس الإجراء حيث يتمثل الفرق بين ساعة الحضور وساعة الانصراف
الفترة التي قضاها العامل داخل المصنع، التي يستحق عليها أجره العادي أو أجره
العادي مضافا إليه الأجر الإضافى.
3-
وقد يرتبط حساب الأجر كمية وحدات الإنتاج وليس على أساس
عدد ساعات العمل، وفى هذه الحالة يجرى حصر الوحدات المنتجة، مع مراعاة الجودة
المطلوبة، والاطمئنان إلى سلامة الوحدات ومطابقتها للمواصفات المطلوبة، والتأكد من
عدم وجود تالف إذ أن الأجر في هذه الحالة يحسب على أساس عدد الوحدات السليمة فقط،
حيث يضرب عدد الوحدات المنتجة السليمة في أجر الوحدة أو القطعة المتفق عليها.
كما تتبع إجراءات الرقابة التي اتبعت في حالة حساب الأجر
على أساس الوقت، فيتم تسجيل عملية الحضور والإنصراف مع تخصيص خانة مستقلة لإثبات
عدد الوحدات المنتجة التي تعتمد من الرئيس المباشر للعامل.
ب- مرحلة إعداد كشوف الأجور:
يتعين في هذه الحالة أن تضع المنشأة نظاما سليما لإعداد
كشوف الأجور ومراجعتها حتى تطمئن إلى صحة البيانات الواردة في كشوف الأجور وخلوها
من اى تلاعب نتيجة إضافة أسماء وهمية واختلاس قيمتها وفيما يلي أهم النقاط التي
تساعد على أحكام عملية الضبط الداخلي عند إعداد كشوف الأجور:
1- يجب ألا يشترك موظف
واحد في إعداد كشوف الأجور وفى مراجعتها قبل الصرف.
2- تقوم إدارة الأفراد
بكتابة أسماء العمال وفئات الأجور من واقع السجلات التي لديها عن حالة كل عامل.
3- يقوم موظف مختص بقسم
الاستحقاقات بإثبات الوقت الذي قضاة العامل من واقع بطاقة الوقت أو من واقع بطاقة الإنتاج.
4- يقوم موظف أخر بقسم
الأجور بإجراء العمليات الحسابية المتعلقة باستحقاقات كل عامل على حده، عن طريق
ضرب عدد ساعات العمل أو عدد الوحدات المنتجة في فئة الوقت أو القطعة لاستخراج
إجمالي الأجر، ثم تجمع كشوف الأجور، وتحدد قيمة إجمالي الأجر، والإستقطاعات
المختلفة والصافي الواجب سحب قيمته بشيك على البنك.
5- يقوم موظف أخر بمراجعة
كشوف الأجور، وقد يعهد بذلك إلى قسم المرجعة الداخلية.
6- يوقع كل من اشتراك في إعداد
كشوف الأجور أمام العمل الذي قام به، ثم تعتمد هذه الكشوف من الشخص المسئول عن الصرف.
ج-
مرحلة صرف الأجور:
المرحلة
الأخيرة من مراحل المراقبة الداخلية على عمليات الأجور هي مرحلة صرف صافى المستحق،
ويتعين أن يكون نظام صرف الأجور محكما بحيث يكفل لكل عامل الحصول على صافى الأجر
المستحق له ويمنع التلاعب في أجور العمال الغائبين، ولذلك يتعين اعتماد كشوف الأجور
ويتبع في ذلك الإجراءات التالية:-
1-
يسحب شيك بمجموع صافى الأجور المستحقة، ثم يعد الصراف
ظرفا لكل عامل مبينا علية اسم العامل ورقمه، ويوضح به الأجر ثم يتقدم العمال في كل
قسم أو الإدارة إلى الصراف الذي يقوم بعملية الصرف على أن يقوم كل عامل بالتوقيع
على كشف الأجور أمام الخانة المخصصة له.
2-
يحضر رئيس كل قسم مع عمال قسمه في وقت استلام الأجور
للتأكد من عدم دفع أجور لعمال لم يؤدوا خدمات إلى المنشأة أو دفع الأجر لنفس العامل
أكثر من مرة.
3-
لا تدفع أجور العمال الغائبين إلى زملائهم، إلا بناء على
تعليمات كتابية، أما الأجور التي يتغيب أصحابها عن الإستلام، فتجرد ويطابق ذلك على
كشف الأجور ثم يورد إلى البنك وتقيد تحت حساب الأمانات.
4-
يوقعه على كشوف الأجور كل من الصراف ورئيس القسم والمدير
المختص.
