1- المراقبة الداخلية للمدفوعات النقدية:
يتطلب وضع نظام سليم
للمراقبة الداخلية للمدفوعات النقدية، تنفيذها عن طريق شيكات تسحب سدادا للمستحق
علي المنشأة، لذلك يجب أن لاتفتح الحسابات الجارية مع البنوك إلا بقرار تصدره
الإدارة العليا، تحدد في من لهم سلطة فتح الحسابات في البنوك وسلطات الصرف
والتوقيع علي الشيكات.
وتفيد عملية سداد
المستحق علي المنشأة عن طريق الشيكات، إحكام السيطرة علي هذه المدفوعات نظرا لعدم
التمكن من إجراء السحب من الحساب الجاري إلا بشيك موقع عليه من قبل مسئولين لهم
سلطة التوقيع والسحب، بينما نجد أنه في حالة الصرف النقدي، حيث تحفظ النقدية في
الخزينة مما يسهل أمر سرقتها يضاف إلي ذلك أن الشيكات في حد ذاتها تقدم برهانا
مكتوبا بإستلام المستفيد لمبلغ الشيك، وذلك لأنه ملزم بتظهير الشيك سواء عند
إيداعه في حسابه الجاري أو عند تحصيل قيمته أو تظهيره للغير، وهذا يساعد علي تتبع
الشيك في حالة تزويره وتقديم الدليل علي ذلك.
الإجراءات
العامة للمراقبة الداخلية للمدفوعات:
هناك عدة اعتبارات
عامة وأساسية لابد من مراعاتها لوضع نظام سليم للمراقبة الداخلية للمدفوعات، يمكن
تحديدها فيما يلي: -
1- أن تحدد سلطات من لهم
حق التوقيع لكل نوع من أنواع المدفوعات بوضوح، وهذا يتطلب من إدارة المنشأة تحديد
هذه السلطات ضمن اللائحة المالية، ويفضل تحديد هذه السلطات لعدد محدود من
المسئولين لتسهيل أمر مراقبتها، مع إخضاع سلامة التصرفات لمراقبة إدارة المراجعة الداخلية.
2- يجب أن تتم كافة
المدفوعات مهما كانت طبيعتها بشيكات، فيما عدا المصروفات النثرية، والتي تصرف من
عهدة صندوق المصروفات ت النثرية.
3- يفضل أن يوقع علي
الشيكات أكثر من شخص واحد لضمان الرقابة الفعالة علي إصدار الشيكات.
4- يجب أن ترفق المستندات
المؤيدة للمدفوعات مع الشيكات قبل توقيعها، وأن تراجع من قبل إدارة المراجعة قبل
التوقيع علي الشيكات، مع التأشير علي المستندات المؤيدة بما يفيد دفعها، كما لو
ختمت بختم (صرف) لتفادي إعادة دفعها سهوا أو عن قصد بهدف الإختلاس والسرقة، كما
يجب أن تكون المستندات ت المؤيدة للصرف أصلية وليست صورة أو نسخة منها.
5- يجب أن لا تكون هناك
علاقة بين الأشخاص الذين يحررون الشيكات وبين إمساك السجلات المحاسبية أو العمليات
النقدية.
6- يجب أن تحفظ دفاتر الشيكات
في مكان أمين، و لدي شخص مسئول عنها، وتسجل في دفتر خاص بها، وعند استعمال دفتر
الشيكات يوقع الشخص الذي إستلم الدفتر موضحا عدد الشيكات وأرقامها المسلسلة.
1-
يتعين عدم إهمال الشيكات الملغاة وإنما يجب حفظها في
دفتر الشيكات نفسه، تدعيما للرقابة علي الشيكات الملغاة، وحتي لا تستخدم بطريقة
غير سليمة.
8- يفضل أن يختم الشيك
بآلة خاصة، بحيث تطبع المبالغ حروفا وأرقاما، حتي تتفادي التلاعب في مبالغ الشيكات.
9- التأكيد علي من لهم حق
التوقيع علي الشيكات، بضرورة مراجعتها بدقة تامة، والتحقق من صحة المستندات المؤيدة
لها، لذلك يمنع توقيع الشيكات علي بياض.
10- بعد إصدر الشيك يجب
إرساله إلي المستفيد مباشرة دون أن يعرض بأي شكل من الأشكال علي من قام بتحريره.
11- يجب أن تعزز كافة
المدفوعات النقدية الأخرى بمستندات مؤيدة أو إيصالات قبض من قبل المستلم وذلك
تأكيدا لعملية الدفع والتوقيع عليها من قبل الشخص المسئول عن الصرف.
12- يجب أن يراقب الحساب
الجاري للبنك من قبل إدارة المراجعة الداخلية أو من قبل شخص مسئول الذي يجب أن
يتسلم كشوف الحسابات المرسلة من قبل البنك، ويراجعها علي الشيكات الصادرة
والإيداعات كما يجب أن يلاحظ أن الشيكات الصادرة قد قدمت للبنك علي أن تراقب
الشيكات التي لم تقدم بعد للصرف، فإذا تأخر تقديمها للبنك لفترة طويلة يجب التحري
عن أسباب عدم تقديمها، كما يتعين ملاحظة مبالغ الشيكات وأرقامها، ومطابقة ذلك مع
السجلات وتاريخ إيداع كل مبلغ ومقارنته مع السجلات المخصصة لذلك.
13- مراقبة البريد الصادر والوارد،
مراقبة فعالة وفصله عن موظف قسم الحسابات لتفدي احتمال التلاعب بالشيكات الصادرة
أو الشيكات المعادة من البنك بسبب عدم تحصيلها.
14- يتعين جرد الصندوق جردا
مفاجئا في فترات غير منتظمة من قبل قسم الحسابات أو قسم المراجعة الداخلية.
