مدونة العطاء المحاسبي

الضبط الداخلي للمبيعات النقدية:-

تحتاج المنشأة التي تتعامل بالبيع بالتجزئة إلي نظام محكم للمراقبة الداخلية للمبيعات النقدية لكي تتمكن من حماية البضاعة والنقدية من الإختلاس والتلاعب إلا أنها تجابه بمشكلتين يجب أن تفاضل بينهما ، وهما أن تكلفة النظام السليم للمراقبة والضبط الداخلي قد يكون مكلفا ، وأن النظام الأقل إحكاما قد يكلفها ثمنا أغلي في حالة التعرض لحالة الإختلاس أو التلاعب ، إلا أنه بصفة عامة يأخذ النظام السليم للمراقبة الداخلية للمبيعات النقدية الخطوات المقترحة التالية : -

1-      يتعين إعداد فاتورة لكل عملية بيع، علي أن تعد من قبل شخص الدفع إلي أمين الصندوق أو الخزينة الذي لا يشارك في عملية إعداد فاتورة البيع ولزيادة الضبط الداخلي، تستقل عملية إعداد الفاتورة عن عملية دفع المبلغ إلي أمين الصندوق، وكذلك تسليم البضاعة إلي العميل، وهكذا يصبح لكل عملية شخص مسئول عنها، بحيث أن عملية الإختلاس أو التلاعب تستلزم إتفاق ثلاثتهم، وقد يصعب حدوث مثل هذا الإتفاق.

2-      في حالة إستعمال آلات تسجيل النقدية، يتعين أن تختم كافة فواتير المبيعات بختم الآلة، وفي هذه الحالة يقارن الختم علي فاتورة المبيعات مع المبلغ المدون عليها. وتحفظ الآلة سجلا لمتراكم المبيعات علي شريط ولا يفتح هذا السجل إلا بمفتاح خاص يحفظ لدي شخص آخر مسئول وتسلم النقدية المحصلة إما في نهاية العمل اليومي أو خلال فترات العمل في حالة تراكم النقدية لدي أمين الصندوق – أما بالنسبة للعميل فيتعين عليه أن يتحقق من المبلغ الذي تظهره الآلة في النافذة الخاصة بها، وهذا يعني نوع من المراقبة الطبيعية، وبعد سداد قيمة الفاتورة تعتبر عملية التسجيل والسداد قد تمت بشكل سليم، وفي نهاية العمل اليومي يجب جرد الصندوق فإذا وجد أن هناك أي فروق، فإن الأمر يرفع إلي الإدارة لتقصي أسباب ذلك في الحال.

3-      في حالة عدم الفصل بين وظيفة البائع وأمين الصندوق، توفير للوقت والجهد، يجب أن يعزز نظام الضبط الداخلي للمبيعات عن طريق تسعير البضاعة المسلمة للبائع بسعر البيع

ويخصص حساب لمراقبة كل بائع، حيث تتم المطابقة بشكل منتظم ولفترات قصيرة، فقيمة البضاعة التي يتسلمها البائع بسعر البيع مضافا إليها الموجود في بداية العمل اليومي بسعر البيع يجب أن تساوي النقدية المحصلة مضافا إليها البضاعة الباقية عند الجرد في نهاية اليوم، كما يساعد البائع آلة تسجيل النقدية التي تصدر إيصالات عن كل عملية بيع، فتساعده في عملية الرقابة علي ما لديه من عهده.

4-     تتبع طريقة مقارنة المبيعات النقدية مع المعلومات المقدمة من المخازن، وفي هذه الطريقة تعد فاتورة البيع بواسطة قسم المبيعات وترسل إلي أمين الصندوق لإستلام المبلغ، فيتم عندئذ التأكد من مبلغ الفاتورة مرتين، الأولي من قسم المبيعات والثانية لدي أمين الصندوق ثم ترسل الفاتورة إلي المخازن التي تسلم البضاعة، ويعد كشف صادر وفي نهاية العمل اليومي تطابق المجاميع مع قسم المبيعات وأمين الصندوق وقسم المخازن، وبهذه الطريقة يصعب إختلاس النقدية أو البضاعة إلا إذا تم الإتفاق بين الأقسام الثلاثة، وهذا صعب التحقيق.