مدونة العطاء المحاسبي

1-   المراقبة الداخلية لحسابات العملاء:

تهدف عملية المراقبة الداخلية لحسابات العملاء إلى التأكد من عمليات منح الائتمان والخسائر التي قد تنشأ عن الديون المعدومة، وكذلك متابعة عمليات التحصيل والتأكد من عدم التأخير في تحصيل الديون بالإضافة إلى التحقق من عدم تحميل حسابات العملاء بمبالغ وهمية، ولذلك يتطلب النظام السليم للمراقبة الداخلية اتخاذ الإجراءات التالية:

1-    تقسيم العمل بشكل سليم وهذا الإجراء يتطلب اتخاذ الخطوات التالية:

       ‌أ-          إصدار فواتير المبيعات وإجراء التسويات اللازمة عن طريق إدارة المبيعات، بحيث لا يكون هناك أي علاقة بين إدارة الحسابات وعملية إصدار الفواتير.

    ‌ب-       يقتصر دور إدارة الحسابات على عمليات التسجيل على عمليات التسجيل في الدفاتر بحيث يتم تقسيم العمل على أساس عدم قيام الموظف الواحد بالجمع بين أكثر من وظيفة واحدة في عمليات القيد والترحيل.

     ‌ج-        أن الموظف الذي يقوم بعملة التحصيل لا يكون له علاقة بإعداد فواتير البيع ولا بالقيد في الحسابات الشخصية للعملاء، وفى حالة عدم إتباع هذه القاعدة، تعرض المنشأة إلى سهولة عملية التلاعب عن طريق عدم إثبات الفواتير واختلاس النقدية المحصلة عنها، وبالعكس فان الشخص المسئول عن إعداد الفواتير يجب أن لا يكون له علاقة بعملية التحصيل أو القيد في حسابات العملاء حتى لا يتاح له فرصة الاختلاس أو التلاعب.

      ‌د-         يتعين ألا تكون هناك علاقة بين الصراف أو من يقوم بإمساك دفاتر النقدية وبين من يقوم بعملية القيد في حسابات العملاء حتى لا يسهل عليهم التلاعب عن طريق إثبات خصم مسموح به غير مصرح به، وإحكاما لذلك يمنع على الصراف من الإطلاع على حسابات العملاء بصفة عامة. حتى لا يكون الباب مفتوحا أمامه لإخفاء أية إختلاسات.

      ‌ه-          فصل عملية الترحيل في حسابات المراقبة الإجمالية للعملاء عن الترحيل في الحسابات الفرعية لهم، بالإضافة إلى أن الشخص المسئول عن إعداد المصادقات الدورية للعملاء يكون بخلاف ماسكي الدفاتر والسجلات كذلك بخلاف من يقوم بتسليم الردود على هذه المصادقات أو الإعتراضات إحكاماً لعملية الرقابة.

      ‌و-         فصل عملية اعتماد قيود التسوية الخاصة بالخصم المسموح به والديون المعدومة عن الشخص المسئول عن التحصيل.

     ‌ز-         يجب أن تكون سلطات منح الائتمان ومتابعة التحصيل مستقلة تماما عن عملية التسجيل والتحصيل تفاديا لأى عملية اختلاس أو إجراء أية قيود وهمية.

2-    فحص حسابات العملاء ومتابعة عملية التحصيل وهذا يتطلب ما يلي:

       ‌أ-          تكوين إدارة مستقلة للائتمان مهمتها الاستعلام عن مركز العملاء وإعداد تقارير عن حالتهم المالية، بحيث يمكن اتخاذ القرار السليم عند التعامل معهم، كذلك تحديد الحد الأقصى لائتمان كل عميل.

    ‌ب-       إعداد لائحة خاصة أو سياسية ثابتة تحدد إجراءات وتعليمات منح الإئتمان، حيث يتم على أساسها تنظيم من حيث قبول العملاء الجدد وفترة الائتمان الممنوحة ونسبة الخصم، وفى حالة وجود استثناء لهذه اللائحة أو التعليمات فلابد من الحصول على موافقة الشخص له حق ذلك.

     ‌ج-        متابعة عملية التحصيل وذلك عن طريق إعداد تقارير دورية خصوصا إعداد الكشوف التحليلية الخاصة بأعمار الديون من حيث تواريخ الاستحقاق وكذلك الديون التي مضى ميعاد استحقاقها ولم تحصل بعد.

3-    إجراء التسويات اللازمة وهذا يتطلب مايلى:

       ‌أ-          يجب أن تكون سياسة المنشاة فيما يتعلق بمردودات المبيعات والخصم المسموح به وإعدام ديون واضحة ومحددة حتى لا تترك مجالا للتلاعب والإختلاس.

    ‌ب-       يتعين عدم قيد التسويات في حسابات العملاء إلا بعد اعتمادها من شخص مسئول وذلك بعد تقديم المستندات المؤيدة لإجراء للتسوية.

     ‌ج-        بالنسبة للديون المعدومة التي تقررها الإدارة، يفضل تحويلها إلى حساب نظامي من اجل الرقابة على تحصيل هذه الديون في حالة ما إذا تيسر تحصيلها.

4-    تحصيل ومراقبة أرصدة العملاء وهذا يتطلب ما يلي:

       ‌أ-          عند استلام المتحصلات من العملاء يقوم أمين الخزينة بإعداد إيصال تحصيل لصالح العميل.

    ‌ب-       يرسل إيصال التحصيل إلى شخص أخر مسئول عن التسجيل في دفتر النقدية في عمود المتحصلات من العملاء.

     ‌ج-        يتم ترحيل المجموع المتحصلات إلى حساب مراقبة العملاء من واقع مجموع خانة متحصلات العملاء بدفتر النقدية، كما ترحل من واقع إيصال التحصيل بواسطة شخص أخر مسئول بعملية السداد إلى دفتر أستاذ فرعى العملاء، وهذا التقسيم يؤدى إلى صعوبة التلاعب في حسابات العملاء إلا إذا اتفق أكثر من أثنين وهذا أمر قد يصعب تحقيقه.

      ‌د-         تتم عملية المطابقة بصفة دورية بين حسابات المراقبة الإجمالية للعملاء وبين حسابات الأستاذ الفرعية، ويتم ذلك عن طريق شخص أخر مسئول غير ماسكي الدفاتر حتى يتسنى إكتشاف أي اختلافات قد يتم التستر عليها في حالة ما إذا قام نفس المسئول عن القيد في دفاتر الأستاذ بعملية المطابقة.

      ‌ه-          يتم إعداد كشوف حسابات العملاء ومراجعتها بواسطة شخص مسئول ويتم إرسالها تحت إشرافه خصوصا في مرحلة إرسالها بالبريد، على أن يراعى مطابقتها بدقة تامة مع حسابات الأستاذ الفرعية من حيث اسم العميل وعنوانه والمبلغ، مع عمل الإجراءات اللازمة لمنع التلاعب في هذه الكشوف وذلك حتى يتسنى فحص حساباتهم مع المنشأة والاعتراض على أي مبالغ غير صحيحه.

      ‌و-         يقوم موظف مسئول بفحص اعتراضات العملاء على أرصدتهم واتخاذ الإجراءات اللازمة لعملية التصحيح

     ‌ز-         يتم فحص حسابات العملاء دوريا بواسطة أحد المسئولين لملاحظة تأخير في عملية السداد.

     ‌ح-        المراجعة الداخلية لحسابات العملاء، وذلك في حالة وجود إدارة للمراجعة الداخلية، حيث تكون مهمتها التحقق من تطبيق الإجراءات والسياسات الخاصة بحسابات العملاء، بالإضافة إلى التحقق من صحة القيود المحاسبية وإجراء المطابقات الدورية، كما تتولى مراجعة المستندات الداخلية التي تنشأ عن عمليات البيع بالأجل، ومراجعة تنفيذ سياسة الائتمان وتقارير الدورية عن أعمار الديون ومتابعة التحصيل وطلب المصادقات الدورية من العملاء.