مدونة العطاء المحاسبي

1-  المراقبة الداخلية لأوراق الدفع:

يتطلب وضع نظام سليم للمراقبة الداخلية لأوراق الدفع اتخاذ الإجراءات التالية:

1-   تحديد من له حق التوقيع نيابة عن المنشأة على جميع الكمبيالات أو السندات الاذنية التي تسحب على المنشأة، في حدود مبلغ معين، فإذا زادت قيمة الالتزام عن هذا الحد، فإن الأمر يحتاج إلى موافقة سلطة أعلى أو توقيع اثنين من المسئولين لقبول الإلتزام .

2-   التحقق من صحة الالتزام وتاريخ الاستحقاق المتفق عليه، وكذلك معدل الفوائد بواسطة شخص مسئول.

3-   في حالة تجديد أوراق الدفع، يتعين دراسة، يتعين دراسة أسباب ذلك، ومدى الالتزامات التي تقع على المنشأة، ومن له حق التجديد، حتى لا يتخذ من عملية تجديد أوراق الدفع وسيلة للغش. فقد تجدد أوراق الدفع لمدة أخرى دون علم المنشأة، ويتم تسجيل هذه العملية على أنها سددت نقدا واختلاس قيمتها.

4-   يفضل أن تكون أوراق الدفع التي تقبلها المنشأة، مطبوعة بأسمائها وتحت أرقام مسلسلة، لتسهيل عملية الرقابة عليها.

5-   يتم تسجيل أوراق الدفع التي تقبلها المنشأة في يومية أوراق الدفع، على أن تتم المطابقة الدورية بين رصيد حساب أوراق الدفع من واقع دفتر الأستاذ العام وكشف مفردات أوراق الدفع التي لم تسدد بعد.

6-   يتم الاحتفاظ بأوراق الدفع التي تم سدادها، في ملف خاص للرجوع عليها عند الضرورة، خصوصا وأنها تعتبر دليل على سداد قيمتها.

7-   تقوم إدارة المراجعة الداخلية أو الشخص المسئول بإرسال مصادقات دورية للتأكد من صحة التزامات المنشأة نظير أوراق الدفع.