مدونة العطاء المحاسبي

الشروط الواجب توافرها في نظام سليم للمراقبة الداخلية:

حتى يمكن تحقيق نظام فعال للمراقبة الداخلية، يحقق التوازن الوظيفي والإنسانى يتعين توافر مجموعة من الشروط أهمها ما يلي:

1-    أن يكون نظام المراقبة متمشياً مع ظروف المنشأة وطبيعة عملياتها ونشاطها، متفقاً مع الأهداف المطلوب تحقيقها.

2-    أن يسمح نظام المراقبة بالحصول بسهولة وبسرعة على البيانات والمعلومات الرقابية عن التنفيذ الفعلي ومدى الإنحراف عن الخطة.

3-    أن يكون نظام المراقبة مرناً بدرجة كافية، بحيث أن أي تعديلات في العمل لا تمنعه من أداء وظيفته بكفاءة مناسبة.

4-    أن يكون نظام المراقبة إقتصادياً بمعنى أن تتناسب تكاليفه مع الأهداف المطلوب تحقيقها.

5-    أن يتمشى نظام المراقبة مع النظام المحاسبي ويعمل كل منهما لخدمة أهداف الوحدة.

6-    أن يتفق نظام المراقبة مع الشكل التنظيمي والإداري، أي مع توزيع الإختصاصات والسلطات وتحديد المسئوليات.

7-       أن يكون نظام المراقبة واضحاً ومفهوماً لجميع الأشخاص القائمين بالعمل والمختصين بالرقابة.

8-    أن يرتبط نظام المراقبة بنظام الحوافز من أجل تحقيق الأهداف الإدارية.

ويضاف إلى هذه الشروط العامة شروط خاصة أهمها ما يلي:

              ‌أ-          توزيع العمل بطريقة تحقق تحديد الإختصاصات والمسئوليات.

            ‌ب-       يتعين عدم تكليف شخص واحد بالقيام بعملية كاملة، كما لا يشترك في مراجعة نفس العمل الذي قام به.

             ‌ج-        إتباع أكثر من وسيلة للمطابقة وتحقيق التوازن مثل إستعمال حسابات المراقبة ووسائل التوازن الحسابي.

              ‌د-         الإستفادة من الوسائل الآلية المتقدمة إذا تطلبت ضرورة العمل ذلك.

              ‌ه-          إجراء حركة تنقلات بين العاملين وتغيير الإختصاصات والمسئوليات كل فترة مناسبة، وضرورة إعطاء المسئولين عن الأصول النقدية والعينية أجازات بهدف إظهار أي إختلاسات أو مشاكل في العمل.