مدونة العطاء المحاسبي

 ‌أ-    المراقبة الداخلية لمردودات المشتريات:

1-    تعتبر إدارة المخازن هي الإدارة المسئولة عن استلام المواد والتحقق من مطابقتها للمواصفات المطلوبة، فيما عدا الأصناف التي تحتاج إلى رأى الفنيين، فإذا ما استلمت مواداً أو سلعاً غير مطابقة للمواصفات أو تالفة، يتعين في هذه الحالة إعادتها بالتالي إلى المورد.

2-    تقوم إدارة المخازن بإعداد مذكرة إلى إدارة المشتريات تتضمن بيانات عن المواد أو السلع المراد ردها من حيث كميتها وسعرها وأسباب الرد واسم المورد.

3-    تقوم إدارة المشتريات بإعداد تقرير يتضمن ما إذا كانت البضاعة سيتم ردها أو أنها مطابقة للمواصفات، فإذا قررت إدارة المشتريات الرد فإنها تطلب من إدارة المخازن إعداد مذكرة الارتجاع التي تستخرج من اصل وثلاثة صور، ترسل الأصل مع البضاعة المرتدة إلى المورد، والصورة الأولى إلى إدارة المشتريات، والثانية إلى إدارة الحسابات، أما الصورة الثالثة فتحتفظ بها إدارة المشتريات.( المخازن).

4-    عند خروج البضاعة من مخازن المنشأة، يجب أن تثبت البوابة تفاصيل البضاعة المرتدة في سجل البضاعة الخارجة.

5-    يتم مراجعة إذن الارتجاع مع سجل البوابة للبضاعة الخارجة للتأكد من خروجها.

6-    تقوم إدارة الحسابات بالتحقق من صحة العمليات الحسابية من جمع وطرح وضرب ن للتأكد من صحة المبالغ، كما تقوم بإعداد إشعار مدين تثبت فيه قيمة البضاعة المرتدة وكميتها، ويرسل إلى المورد مع ضرورة طلب إشعار دائن منة تأكيدا لصحة عملية رد البضاعة.

7-    يتم تسجيل عملية مردودات المشتريات في كلا من يومية مردودات المشتريات، وكذلك أستاذ مراقبة الدائنين والأستاذ الفرعي مع ملاحظة عدم قيام موظف واحد بعمليات التسجيل والترحيل في هذه الدفاتر تحقيقا للرقابة.