:
المراقبة الداخلية للمخزون:
يتوقف سلامة نظام المراقبة الداخلية على العمليات المخزنية،
في توزيع اختصاصات ومسئوليات إدارة المخازن، ولذلك تتخذ الإجراءات التالية عند وضع
نظام سليم للمراقبة الداخلية على العمليات المخزنية:
1- تحديد اختصاصات وواجبات
إدارة المخازن، بحيث تختص بما يلي:
أ- طلب شراء الاحتياجات
والاشتراك في عملية فحصها واستلامها وتخزينها وصيانة ومناولة الإحتياجات السلعية،
مع الاحتفاظ بالحد الأدنى المناسب من المخزون.
ب- ترتيب الأصناف في أماكن
تخزنها وفقا لطبيعتها، وبما يكفل سهولة تداولها والحفاظ عليها من التلف والسرقة.
ج- طلب إجراء التامين
المناسب على قيمة المخزون.
2- ضرورة استقلال إدارة
المخازن عن باقي الإدارات الأخرى، مع تقسيم إدارة المخازن إلى وحدات نوعية طبقا
لنوعية وأصناف المخزون.
3- لا يجوز لإدارة المخازن
الإحتفاظ بأية سلع لا تخص المنشأة، إلا بتصريح خاص من الشخص المسئول عن ذلك.
4- أن تتضمن اللائحة
المخزنية عملية تنظيم إجراءات طلب الأصناف وشرائها، وكذلك إيجاد أسس محددة للشراء
من مصادر التوريد المختلفة بالإضافة إلى خفض بنود الأصناف إلى الحد المناسب، مع التزام
بقدر الإمكان بشراء السلع ذات الأصناف النمطية.
5- يتعين تشكيل لجنة خاصة
للمشتريات تتكون من الإدارات المعنية بعمليات الشراء مع ضرورة تحديد الحد الأدنى
وحد الطلب والحد الأعلى لكل صنف، وذلك في ضوء موازنة الإنتاج وظروف السوق.
6- تشكيل لجنة للفحص
والاستلام أتكون مهمتها معاينة وفحص البضاعة الواردة، ومراجعتها على أمر التوريد
مع تحديد العجز أو الزيادة والتأكد من مطابقة البضاعة الواردة للمواصفات المطلوبة،
وعند وجود أصناف تالفة أو غير مطابقة للمواصفات تبلغ إدارة المشتريات بنتيجة الفحص
تمهيدا لردها مرة أخرى للمورد.
7- بعد الانتهاء من عملية
الفحص والإستلام، تقوم اللجنة المشكلة لهذا الغرض من إعداد محضر استلام وفحص على
نموذج خاص معد لهذا الغرض، على أن تسجل فيه البيانات الخاصة بالبضاعة التي تم استلامها
ومواصفاتها، وكذلك الكمية والأسعار بالإضافة إلى ما تكتشف من ملاحظات نتيجة فحص
واستلام هذه البضائع، على أن تقوم اللجنة بالتوقيع على محضر الاستلام واعتماد ذلك
من السلطة المختصة
8- يوقع أمين المخزن على
محضر الاستلام والفحص وإقراره باستلام البضاعة مع اتخاذ الإجراءات اللازمة
لتخزينها وصيانتها بالطريقة المناسبة، وتسجيل كمياتها في البطاقات وسجلات المخازن.
9- يحرر محضر الفحص
والاستلام من اصل وعدة صور تتناسب مع طبيعة النشاط، فقد تكون من اصل وصورتين حيث
يرسل الأصل إلى إدارة الحسابات أو الإدارة المالية لمراجعتها على المستندات
المؤيدة وفاتورة البيع تمهيدا لإثبات ذلك في الدفاتر، أما الصورة الأولى فترسل إلى
إدارة المشتريات للتحقق من توريد البضاعة واتخاذ اللازم نحو البضاعة الغير مطابقة
للمواصفات في حالة وجود ذلك، أما الصورة الثانية فترسل إلى إدارة المخازن لتسجيل
بياناتها في السجلات المخزنية .
10- يتم الصرف من المخازن
بموجب إذن صرف معتمد من شخص مسئول على نموذج معد لهذا الغرض، ويتضمن هذا الإذن
البيانات الأساسية مثل اسم الصنف ومواصفاته والكمية المطلوبة، وقد يتم الصرف أما
بهدف البيع أو العمليات الإنتاجية أو أي غرض أخر يتعين تحديده كصرفها مثلا على
سبيل التأجير أو الإصلاح.
11- عند إجراء عملية الصرف
من المخازن يتعين إصدار إذن صرف من أصل وصورتين، ويرسل الأصل إلى قسم حسابات
المخازن لتسعير الكميات المنصرفة، وترسل صورة إلى إدارة التكاليف، كما تحفظ صورة
لدى أمين المخازن للاحتفاظ بها كمستند لاستنزال كميات الأصناف المنصرفة من عهدته
لتسجيلها في السجلات المخزنية .
12- عند ارتجاع أي صنف إلى
المخازن، يتعين على الإدارة التي تقوم بعملية الرد تحرير إذن ارتجاع من اصل وعدد
من الصور التي يتم توزيعها بنفس طريقة توزيع أذن الصرف، مبينا به كافة البيانات
الخاصة بالصنف وذلك لاستبعاد قيمته من تكلفة الإنتاج، كما تقوم إدارة المخازن
بإجراء عملية الفحص للأصناف المرتجعة واثبات حالاتها.
13- يتم إعداد البطاقات
والسجلات المخزنية اللازمة لتنظيم ضبط حركة المخازن، وبصفة خاصة بطاقة الصنف التي
يثبت فيها حركة كل صنف من حيث الوارد والمنصرف والرصيد بالكمية والقيمة على أن تتم
الرقابة الدفترية على العمليات المخزنية وذلك بإتباع الإجراءات الآتية:
أ- تسجيل حركة أصناف
المخزن من واقع البطاقات المخزنية التي تحتوى على بيانات الصنف والكمية والسعر
والقيمة صادرة وواردة.
ب- القيام بإجراء
المقارنات الدورية بين أرصدة المخزون طبقا للسجلات المخزنية مع البيانات الواردة في
بطاقات الصنف.
ج- إجراء الجرد الدوري
والمفاجئ ومقارنة الكميات الفعلية مع الأرصدة الدفترية للتأكد من صحتها.
14- تقوم إدارة المخازن بإعداد
التقارير الدورية التي تظهر فيها البيانات الخاصة بموقف المخزون من الأصناف
المختلفة وخصوصا الأصناف التي لها أهمية بالإضافة إلى المشاكل التي تواجه الإدارة
والمقترحات المناسبة.
